Tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất huyện Gia Lâm lúc 10 giờ, đoàn kiểm tra ghi nhận 100% cán bộ, công chức, viên chức có mặt tại trụ sở làm việc, trong đó có đủ cán bộ trực bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (bộ phận Một cửa). Kiểm tra xác suất việc giải quyết một số hồ sơ cụ thể cho thấy, có đủ phiếu hẹn trả kết quả, thời gian trả kết quả phù hợp với thời hạn trong giấy hẹn. Tuy nhiên, đoàn kiểm tra nhắc nhở đơn vị chú ý hơn về giữ gìn vệ sinh, trang trí nơi công sở.
Kiểm tra đột xuất tại bộ phận Một cửa của UBND huyện Gia Lâm và UBND xã Cổ Bi cho thấy: Lãnh đạo huyện, xã đều phân công cán bộ, công chức làm nhiệm vụ trực tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân, tổ chức; bố trí cơ sở vật chất theo hướng hiện đại để phục vụ công dân đến giao dịch; đã niêm yết đường dây nóng trên bảng và công khai tại mặt sau giấy hẹn trả kết quả hồ sơ hành chính. Tại bộ phận Một cửa cũng bố trí hòm thư, sổ góp ý để tiếp nhận phản ánh của người dân; niêm yết nội quy và thời gian làm việc, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho công dân; đã sử dụng các biểu mẫu, giấy nhận và hẹn trả kết quả, sổ nhật ký tiếp nhận theo đúng Quyết định 07 của UBND TP…
Mặc dù vậy, đoàn kiểm tra đề nghị UBND xã Cổ Bi nghiêm túc khắc phục một số tồn tại: UBND xã chưa sử dụng hòm thư điện tử công vụ của TP (vẫn sử dụng gmail); đã niêm yết công khai danh mục thủ tục hành chính và nội dung từng thủ tục hành chính, các biểu mẫu có điền sẵn thông tin, treo trên bảng song chưa công khai bằng hình thức đóng thành quyển để trên bàn.
Đáng chú ý, về thực hiện quy định tiếp công dân, UBND xã đã bố trí phòng tiếp riêng biệt, song việc công khai giờ làm việc (sáng 8 giờ 30 - 11 giờ 30, chiều 13 giờ 30 - 16 giờ 30) là không đúng theo Quyết định 07; lịch trực tiếp công dân của UBND xã và của Chủ tịch UBND xã mới cập nhật đến tháng 1/2017. Tại thời điểm kiểm tra 9 giờ, không có cán bộ trực tại Phòng Tiếp công dân. Bên cạnh đó, sổ tiếp công dân của UBND xã chỉ ghi đến ngày 25/10/2016 và sổ tiếp công dân của Chủ tịch UBND xã chỉ ghi đến ngày 3/1/2017; đều không ghi rõ về cơ quan đã giải quyết và hướng xử lý. Kiểm tra xác suất việc giải quyết đơn thư của ông Nguyễn Hữu Chấn (thôn Vàng Ba, xã Cổ Bi) cho thấy: Trong sổ ghi chép của xã ghi là không có đơn; trong cả sổ tiếp dân của UBND xã và của Chủ tịch UBND xã đều không thể hiện nội dung việc giải quyết đơn của ông Chấn…, cho thấy việc ghi chép của UBND xã không đầy đủ, chính xác. Đối với UBND huyện Gia Lâm, đoàn kiểm tra nhắc nhở việc một số thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp, tài chính kế hoạch chưa được đưa ra giải quyết tại bộ phận Một cửa. Theo đại diện UBND huyện, các thủ tục hành chính này đang được xây dựng quy trình để đưa ra Một cửa trong thời gian sớm nhất.
