KTĐT - Chính phủ đã ban hành Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/4/2010.
Nghị định mới giải thích rất chi tiết về bản gốc và bản chính văn bản. Theo đó, bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Còn bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
Ngoài những hình thức văn bản hành chính đã được quy định như quyết định, chỉ thị, thông báo, chương trình, kế hoạch..., Nghị định sửa đổi còn bổ sung thêm một số hình thức khác như: Nghị quyết (cá biệt), quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, thư công.
Về thể thức văn bản, đối với công văn, ngoài các thành phần bắt buộc như Quốc huy, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản..., Nghị định quy định có thể bổ sung địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
Đối với công điện, bản nghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mới, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép..., Nghị định mới không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ Email; địa chỉ Website và logo của cơ quan, tổ chức.
Trong trường hợp văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Trường hợp sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành thì phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
