Tự động hóa quy trình doanh nghiệp
Tự động hóa quy trình doanh nghiệp là một thuật ngữ của quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp (Business Process Automation (BPA)). Đây là giải pháp công nghiệp với mục tiêu tự động hóa quy trình nhân sự, hành chính, kế toán, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng hiệu suất.
Nếu như trước đây trong quá trình chuyển đổi số các doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào số hóa, nhằm đo đạc số liệu, thiết lập lại cách thức làm việc, loại bỏ những công việc trung gian dựa trên nền tảng công nghệ số thì cho đến thời điểm hiện tại, một xu hướng mới đã xuất hiện – đó là Tự động hóa quy trình.
Để đẩy nhanh quá trình tự động hóa, giảm bớt các công việc thủ công, hỗ trợ việc chuyển đổi số hiệu quả hơn thì giao diện phải thân thiện, dễ sử dụng. Doanh nghiệp cần một giải pháp thông minh chuyển quy trình làm việc từ trên giấy, file lên phần mềm một cách nhanh chóng, dễ dàng.
BPA hiện đại ngoài giao diện thân thiện, trực quan được thiết kế theo quy trình hiện đại, cần đảm bảo người dùng có thể dễ dàng kéo thả, cài đặt với các nút quy trình phong phú bao gồm: sự kiện, lịch biểu làm việc, thông báo, email, các phát sinh… đơn giản.
Giá thuê bao thuê phần mềm của BPA chỉ dao động từ 20.000 VND/người/tháng đến 50.000 VND/người/tháng. Chi phí khởi tạo và mua thêm không gian lưu trữ dữ liệu cũng không quá 10 triệu đồng.
Tự động hóa quy trình doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí cho nhà quản trị và gia tăng trải nghiệm khách hàng. Đồng thời, giải phóng những thao tác thủ công trong doanh nghiệp như việc trình ký, in ấn, chuyển phát giấy tờ thông thường… mà không lo trở ngại về thời gian hay vị trí địa lý mà không bị sai sót.
Ông Lê Việt Thắng – CEO Công ty 1Office: “Nếu hoàn thành 3 bước báo giá, hợp đồng, xuất kho cho 1.200 khách hàng bằng phương pháp truyền thống, doanh nghiệp mất ít nhất 6 giờ thì nay, với 1Office BPA chỉ cần mất 3 phút”. Tự động hóa ngoài việc để giảm thiểu chi phí, tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình có thể lược bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại.
Giải pháp do người Việt xây dựng
1Office là công ty tư vấn chuyển đổi số có tệp khách hàng 5.000 doanh nghiệp, hơn 450.000 users sử dụng. Chia sẻ với phóng viên Kinh tế và Đô thị, CEO Công ty 1Office Lê Việt Thắng cho biết: “Điều khá ngạc nhiên là ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội quan tâm đến chuyển đổi số, nhiều hơn trong TP Hồ Chí Minh, nơi lâu nay được mặc định đi trước trong lĩnh vực này. Các công ty Hà Nội đã đăng ký các gói phần mềm với các tính năng tạo điều kiện cho làm việc nhóm trực tuyến, nhắn tin nhanh, hội nghị truyền hình và chia sẻ tin tức… mang lại giá trị hữu ích cho doanh nghiệp.
Để doanh nghiệp vận hành theo mô hình tự động hóa thành công không đơn thuần là bê nguyên công việc thường ngày lên mạng internet. Người ta cần tiếp cận theo 5 bước: Đơn giản hóa quy trình; hệ thống hóa; tối ưu hóa; tự động hóa vận hành và cuối cùng là mở rộng phạm vi.
Sau khi ứng dụng tự động hóa thì tổ chức cần phát triển nó với quy mô rộng hơn. Đây chính là yếu tố giúp bạn xây dựng quy trình làm việc thống nhất trong toàn bộ doanh nghiệp để nhân sự có thể tiếp cận một cách dễ dàng và phối hợp chặt chẽ với nhau.
Ngoài ra, nếu như các gói BPA do doanh nghiệp nước ngoài phần lớn là tự động 100% thì các giải pháp BPA do công ty trong nước xây dựng tích hợp cả thủ công lẫn tự động, tạo cho người dùng có thêm cơ hội vận hành trong thời gian đầu.
