Theo Khoản 3, Điều 7 của Nghị định số 32/2021/NĐ-CP quy định: “Chủ tịch phường được ủy quyền cho công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND phường đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ; văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật. Công chức tư pháp - hộ tịch được ủy quyền phải có kinh nghiệm từ 3 năm công tác trở lên ở lĩnh vực tư pháp - hộ tịch”.
Thực hiện Kế hoạch số 100/KH-UBND ngày 12/4/2021 của UBND thành phố triển khai thực hiện Nghị định số 32/2021/NĐ-CP của Chính phủ, UBND thành phố giao UBND các quận, thị xã chỉ đạo chủ tịch UBND phường thực hiện việc ủy quyền ký chứng thực, cụ thể: Người được ủy quyền là công chức tư pháp - hộ tịch phường có kinh nghiệm từ 3 năm công tác trở lên ở lĩnh vực tư pháp - hộ tịch (kể từ ngày được tuyển dụng vào công chức phường và giữ chức danh công chức tư pháp - hộ tịch, không bao gồm thời gian tập sự) và không đang trong thời gian bị xem xét xử lý kỷ luật hoặc thi hành kỷ luật. Việc ủy quyền ký chứng thực không làm thay đổi hoặc chấm dứt thẩm quyền ký chứng thực của chủ tịch, phó chủ tịch UBND phường theo quy định.
Phạm vi ủy quyền: Ký chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản theo quy định tại Điểm a, b, Khoản 2, Điều 5, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ. Văn bản chứng thực của công chức tư pháp - hộ tịch phường ký thừa ủy quyền của Chủ tịch UBND phường được đóng dấu của UBND phường theo quy định. Thời hạn ủy quyền kể từ ngày ban hành quyết định ủy quyền nhưng không vượt quá thời gian thực hiện thí điểm được quy định tại Điểm e, Khoản 2, Điều 7, Nghị quyết số 97/2019/QH14 của Quốc hội (hết quý IV/2023).
UBND các quận, thị xã chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, UBND các phường thông tin, tuyên truyền về mục đích, ý nghĩa của việc ủy quyền ký chứng thực, giá trị của văn bản do công chức tư pháp - hộ tịch ký chứng thực đến các tổ chức, người dân trên địa bàn. Rà soát, đánh giá về số lượng, chất lượng đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch phường, có phương án củng cố, kiện toàn đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch các phường đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác được giao; lập danh sách công chức tư pháp - hộ tịch phường gửi Sở Tư pháp bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ chứng thực. Chỉ đạo Phòng Tư pháp, chủ tịch UBND phường thường xuyên kiểm tra, giám sát, chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền của công chức tư pháp - hộ tịch, đảm bảo công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đúng quy định của pháp luật.
Liên quan đến nhiệm vụ trên, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, UBND các quận, thị xã bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ chứng thực cho công chức tư pháp - hộ tịch, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được ủy quyền. Hướng dẫn UBND các quận, thị xã, UBND các phường thực hiện chế độ thông tin báo cáo đầy đủ...
UBND thành phố cũng đề nghị Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội thông tin, tuyên truyền đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên các quy định của Nghị định 32/2021/NĐ-CP, nội dung, phạm vi, thời hạn ủy quyền và giá trị của văn bản chứng thực do công chức tư pháp - hộ tịch phường được ủy quyền ký, phục vụ việc giải quyết các yêu cầu công chứng của tổ chức, công dân.
