Theo quy trình chung hiện nay, khi lên ban, nhân viên gác chắn được thông báo kế hoạch chạy tàu trong vòng 8 giờ.
Khi có tàu chạy trên thực tế và sắp vào ga, nhân viên nhà ga phải báo cho nhân viên gác chắn giờ tàu xin đường, giờ báo chạy. Nhân viên gác đường ngang nhận được thông tin này, theo quy định sau bao nhiêu phút sẽ ấn nút bật chuông đèn cảnh báo và ra đường ngang “canh” tàu.
Tức là quan sát từ xa để nhận biết tàu sắp đến, căn giờ đóng chắn để tránh tắc đường bộ, rồi tác nghiệp đóng chắn (đẩy giàn chắn hoặc hạ cần chắn) hoàn toàn, tiếp theo khai thông biển đỏ phía đường sắt báo hiệu cho lái tàu biết đường ngang thanh thoát và vào vị trí quy định làm tín hiệu đón tàu qua.
Theo Cục Đường sắt Việt Nam, tuy quy định, quy trình tác nghiệp chặt chẽ như vậy nhưng không tránh khỏi rủi ro từ yếu tố chủ quan có thể xảy ra như: Trực ban chạy tàu ga quên hoặc báo giờ tàu sắp đến cho nhân viên gác chắn; nhân viên gác đường ngang ngủ quên hoặc chậm thao tác đóng chắn...
Vì vậy, ngoài quy trình hiện hành, cần thiết lắp đặt bổ sung hệ thống tín hiệu gia tăng cảnh báo tự động cho nhân viên gác chắn biết tàu sắp đến để ra đường ngang làm tác nghiệp đóng chắn, đón tàu.
Cụ thể, với hệ thống này, tại các vị trí đường sắt giữa ga và đường ngang sẽ lắp đặt cảm biến; Vị trí lắp đặt phụ thuộc vào tốc độ chạy tàu cho phép trong khu gian (khoảng cách đường sắt giữa hai ga liền kề), nhưng phải đảm bảo thời gian tàu chạy qua cảm biến đến đường ngang tối thiểu là 120 giây.
Khi tàu chạy qua các cảm biến này, tín hiệu từ cảm biến sẽ thông qua đường cáp dọc đường sắt truyền về tủ điều khiển đặt tại đường ngang. Thiết bị tại tủ điều khiển sẽ tự động bật chuông trong nhà gác để báo cho nhân viên gác chắn biết 120 giây nữa có tàu đến. Nghĩa là thay vì phải ra đường ngang tự căn thời gian và “canh” tàu như hiện nay, nhân viên gác chắn chỉ ở trong nhà gác cũng biết ít nhất 120 giây nữa có tàu đến đường ngang và ra tác nghiệp.
Các thiết bị tại tủ điều khiển cũng tự động bật chuông kêu, đèn đỏ cảnh báo ở đường ngang để báo cho người tham gia giao thông đường bộ biết sắp có tàu đến và dừng lại trước đường ngang, không đi vào khu vực nguy hiểm. Đồng thời phòng ngừa trường hợp nhân viên gác chắn quên hoặc thao tác ấn nút bật chuông đèn chậm.
Việc lắp đặt hệ thống thiết bị tự động báo tàu này được triển khai theo văn bản chỉ đạo của Phó Thủ tướng Chính phủ Lê Văn Thành cuối năm 2021.
Theo đó, Phó Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo Bộ Giao thông Vận tải đặt hàng với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam sửa chữa, bổ sung đầy đủ hệ thống tín hiệu theo quy định đối với 566 đường ngang có gác, thực hiện từ năm 2022 và hoàn thành toàn bộ trong năm 2023.
Tuy nhiên, năm 2022 từ nguồn vốn sự nghiệp kinh tế mới bố trí được 200 tỷ đồng để triển khai lắp đặt tại 112 đường ngang có gác.
Đối với các đường ngang còn lại, Cục Đường sắt Việt Nam đang kiến nghị năm 2023 bố trí 560 tỷ đồng để triển khai thực hiện đối với 282 đường ngang có gác. Năm 2024 sẽ thực hiện đối với các đường ngang còn lại.
Việc triển khai lắp đặt sẽ ưu tiên các đường ngang trên tuyến đường sắt Hà Nội - TP Hồ Chí Minh có mật độ chạy tàu cao và tại các vị trí đường ngang có lưu lượng phương tiện qua lại lớn, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn.
Hiện Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đang triển khai lắp đặt 112 hệ thống và theo tiến độ cuối năm 2022 phải hoàn thành để đưa vào sử dụng. Kinh phí đầu tư lắp đặt hệ thống tại một đường ngang lớn khoảng 1,6 - 1,8 tỷ đồng.
Đối với các đường ngang còn lại, Cục Đường sắt đang kiến nghị năm 2023 bố trí 560 tỷ đồng để triển khai thực hiện đối với 282 đường ngang có gác. Năm 2024 sẽ thực hiện nốt với các đường ngang còn lại.