Hà Nội bảo đảm thông suốt hoạt động công tác văn thư, lưu trữ do sắp xếp bộ máy

Sở Nội vụ Hà Nội vừa ban hành Kế hoạch số 2487/KH-SNV về thực hiện Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 11/4/2025 của Chủ tịch UBND TP Hà Nội về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Mục tiêu đặt ra là nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; xác định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, thực hiện bàn giao và tiếp nhận đầy đủ tài liệu, cơ sở dữ liệu (CSDL) hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Đồng thời, triển khai thực hiện Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 11/4/2025 của Chủ tịch UBND TP bảo đảm kịp thời và hiệu quả.

Kế hoạch nêu rõ, UBND TP yêu cầu bảo đảm các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; thực hiện nghiêm quy định về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước.

Toàn bộ tài liệu, CSDL tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu, CSDL tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và CSDL tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đáng chú ý, Kế hoạch nhấn mạnh một số nội dung trọng tâm cần triển khai khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy. Đó là, thủ trưởng các sở, ban, ngành; chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã; chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn tổ chức tuyên truyền Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 11/4/2025 của UBND TP về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025.

Cùng đó, thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP; thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành; hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung.

Bên cạnh đó, cần khoanh vùng dữ liệu trên hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo quản an toàn tài liệu và CSDL tài liệu cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy; bố trí phòng, kho, trang thiết bị, nhân lực và các điều kiện cần thiết khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Sở Nội vụ giao Phòng Quản lý hội và Văn thư, lưu trữ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện thống kê, đóng gói, bàn giao hồ sơ, tài liệu; tổng hợp số liệu, báo cáo UBND TP, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.

Đồng thời, giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP ban hành kế hoạch, phương án thu thập hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP quản lý; thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã chỉnh lý hoàn chỉnh, CSDL tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP quản lý.

Trung tâm cũng có trách nhiệm chủ trì phối hợp Công an TP bảo đảm công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ bảo quản an toàn kho lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cấp huyện, cấp xã trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; đề xuất phương án sắp xếp, chỉnh lý, xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu, CSDL của Trung tâm và các cơ quan, tổ chức (đã được thống kê trước khi sắp xếp) để bảo quản tốt tài liệu, phục vụ khai thác sử dụng…