Hiệu quả từ một sáng kiến cải cách hành chính của phường Kim Mã

Tăng thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp

Hiện nay, việc ứng dụng các giấy tờ điện tử trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, công dân là nhu cầu cần thiết trên môi trường mạng. Qua đó, nhằm tiết kiệm được chi phí, thời gian, tăng cường tính tiện lợi cho người dân và các tổ chức trong giải quyết công việc, từng bước xây dựng hoàn thiện chính quyền điện tử.

Hơn nữa việc đẩy mạnh triển khai ứng dụng các giấy tờ hộ tịch được chứng thực điện tử có hiệu quả còn đảm bảo được an toàn tin cậy cho các giao dịch điện tử, các thủ tục hành chính phục vụ hoạt động chỉ đạo điều hành, tác nghiệp của các cơ quan hành chính nhà nước.

Với mô hình “Một thủ tục hành chính, hai kết quả” bước đầu thực hiện trên ba thủ tục hành chính: Đăng ký khai sinh, Đăng ký kết hôn, Đăng ký khai tử. Công dân khi đến Bộ phận Tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của UBND phường để thực hiện một trong các thủ tục hành chính nêu trên, ngoài việc nhận kết quả bản chính giấy tờ hộ tịch, công dân được hướng dẫn đăng ký, sử dụng tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia và nhận thêm một bản sao chứng thực điện tử miễn phí từ bản chính được gửi về tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia cá nhân.

Mô hình này được xây dựng các kết quả giải quyết khi được chứng thực điện tử đảm bảo có đầy đủ các thông tin theo quy định, thống nhất về hình thức, có tính xác thực cao.

Một số công dân đến làm thủ tục hành chính tại UBND phường Kim Mã chia sẻ, chỉ cần thực hiện một thủ tục hành chính sẽ nhận đồng thời hai loại kết quả, một bản chính giấy tờ hộ tịch (bản giấy), một bản sao chứng thực điện tử (file dữ liệu) được lưu trữ trên tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia, có thể sử dụng bất cứ khi nào, không tốn thêm chi phí, thời gian.

Ngoài ra, một bản sao chứng thực điện tử hoàn toàn có thể được công dân, sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau, thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng, do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí.

Chia sẻ về sáng kiến kinh nghiệm trên, bà Lê Thị Thùy Linh (Công chức Tư pháp - Hộ tịch, UBND phường Kim Mã, quận Ba Đình) cho biết, nhằm nâng cao sự hài lòng của người dân đối với dịch vụ hành chính công, UBND phường đã thực hiện cơ chế Một cửa, một cửa liên thông; từ đó đã có những tác động tích cực, tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân trong giao dịch với cơ quan hành chính. Tuy nhiên, việc lưu trữ kết quả thủ tục hành chính của công dân mới được thực hiện bằng văn bản giấy nên việc tra cứu, kiểm tra các hồ sơ cũ gặp rất nhiều khó khăn, việc tiếp các giấy tờ liên quan đến hồ sơ hành chính do công dân cung cấp nhiều khi chưa có tính xác thực cao.

“Xuất phát từ thực tế trên và tăng cường thực hiện Đề án 06 của chính phủ, mô hình “Một thủ tục hành chính, hai kết quả” được xây dựng và triển khai nhằm thúc đẩy việc số hóa giấy các kết quả giải quyết thủ tục hành chính, tạo thói quen cho người dân, doanh nghiệp trong việc sử dụng các giấy tờ hộ tịch được chứng thực điện tử. Các kết quả giải quyết khi được chứng thực điện tử đảm bảo có đầy đủ các thông tin theo quy định, thống nhất về hình thức, có tính xác thực cao” – bà Lê Thị Thùy Linh cho hay.

Về phía cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ khi thực hiện mô hình “Một thủ tục hành chính hai kết quả” việc chủ động cấp bản sao chứng thực điện tử các giấy tờ hộ tịch cũng có nhiều thuận lợi hơn trong việc giải quyết hồ sơ do bản sao được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể dễ dàng kiểm tra, giải quyết cho thủ tục tiếp theo. Đồng thời, góp phần số hóa các kết quả giải quyết thủ tục hành chính, thuận tiện hơn trong việc lưu trữ và tra cứu hồ sơ.

Chủ tịch UBND phường Kim Mã Vũ Khắc Thắng cho biết, mô hình được triển khai từ tháng 9/2022 đến nay. Kết quả, đã đăng ký được 224 thủ tục đăng ký khai sinh; 90 thủ tục đăng ký kết hôn và 94 thủ tục đăng ký khai tử. Mỗi hồ sơ đều được nhận kết quả 1 bản chính giấy tờ hộ tịch, 1 bản sao chứng thực điện tử. 100% công dân thực hiện thủ tục Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử thực hiện tại UBND phường đều hài lòng với kết quả nhận được khi thực hiện thủ tục hành chính tại phường.

Bên cạnh đó UBND phường còn thực hiện 125 bản chứng thực bản sao điện tử cho công dân đặt lịch hẹn thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử qua Cổng dịch công quốc gia.

Theo kế hoạch, UBND phường sẽ triển khai và nhân rộng trong tất cả các thủ tục hành chính thực hiện tại phường để nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công trên địa bàn phường. “Hơn hết là tạo thói quen cho công dân sử dụng tài khoản dịch vụ công Quốc gia, tài khoản định danh điện tử trong việc thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử” – ông Vũ Khắc Thắng nói.

Nhân rộng các sáng kiến, mô hình hay

Để mô hình “Một thủ tục hành chính, hai kết quả” triển khai đạt hiệu quả cao hơn, cán bộ UBND phường Kim Mã đã nghiên cứu và ứng dụng thêm mô hình “Cấp miễn phí bản sao chứng thực điện tử từ bản chính đối với các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nhân thân của công dân.

Cụ thể, vào chiều thứ 6 hàng tuần, UBND phường thực hiện cấp miễn phí bản sao chứng thực điện tử từ bản chính đối với các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nhân thân của công dân.

Công dân có nhu cầu cấp miễn phí bản sao chứng thực điện tử sẽ được hướng dẫn đăng ký, sử dụng tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia và nhận kết quả là một bản sao chứng thực điện tử miễn phí từ bản chính được gửi về tài khoản dịch vụ công quốc gia cá nhân.

Ngoài ra, phường còn áp dụng thêm 2 mô hình là “2 thủ tục - 5 giải quyết tại chỗ” và “Ngày không chờ”.

“2 thủ tục – 5 giải quyết tại chỗ” được áp dụng với đăng ký khai tử và cấp bản sao trích lục hộ tịch. Hai thủ tục trên sẽ được giải quyết tại chỗ với 5 bước: tư vấn, hỗ trợ, tiếp nhận, thụ lý, phê duyệt và trả kết quả. Công dân chỉ cần đến một lần, được hướng dẫn và chờ nhận kết quả ngay (nếu đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định).

Còn đối với “Ngày không chờ” sẽ được áp dụng với 2 thủ tục: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận và Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp điểm chỉ và người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được).

Khi tổ chức, cá nhân đến thực hiện các thủ tục hành chính nói trên vào ngày thứ Ba và thứ Năm hàng tuần, nếu đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định công chức sẽ tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo ký và trả kết quả ngay.

Những sáng kiến, mô hình cải cách hành chính trên chỉ là một trong số 9 mô hình của các phường thuộc quận Ba Đình đang triển khai. Theo thống kê của UBND TP Hà Nội, toàn TP Hà Nội hiện có 65 mô hình, sáng kiến, giải pháp của các địa phương đang được áp dụng thành công, đem lại hiệu quả tích cực trong công tác cải cách thủ tục hành chính trong năm 2023 và những năm tiếp theo. Trong đó, UBND quận Ba Đình hiện đang là đơn vị có nhiều mô hình, sáng kiến nhất trong toàn TP hiện nay.