Hội thảo được tổ chức với mục đích đưa ra bản dự thảo cuối cùng Khuyến nghị về việc bảo tồn, tiếp cận Di sản tư liệu dưới dạng số để Hội nghị toàn thể xem xét và thông qua. Trước đó, ngày 18/5 phát biểu tại phiên khai mạc hội nghị, Đại sứ Phạm Sanh Châu – Tổng thư ký UBQG UNESCO Việt Nam đã khẳng định: “Việt Nam với vai trò là thành viên tích cực của UNESCO, Việt Nam mong muốn được góp phần công sức vào việc phát triển các chương trình của tổ chức này trong đó có chương trình Ký ức thế giới của Unesco (MOW) và MOWCAP”. Ngày 19/5, hai hồ sơ đề cử của Việt Nam là “Thơ văn kiến trúc cung đình Huế” và “ Mộc bản trường học Phúc Giang” được Hội đồng MOWCAP chính thức công nhận là Di sản tư liệu thuộc Chương trình ký ức thế giới khu vực Châu Á – Thái Bình Dương.
Theo đại diện của Tổ chức UNESCO tại hội thảo, một lần nữa nhấn mạnh tầm quan trọng của di sản tư liệu đẩy mạnh việc chia sẻ kiến thức để có thể hiểu biết nhiều hơn, đẩy mạnh hòa bình và sự tôn trọng đối với chân giá trị. Đồng thời, chú trọng đến sự phát triển của di sản tư liệu. Hơn thế, UNESCO cho rằng, công tác bảo tồn và tiếp cận dài hạn di sản tư liệu. Trên những cơ sở đó, UNESCO đưa ra khái niệm về “Khuyến nghị”. Nó có thể bảo tồn được và thường di động. Nội dung gồm các dấu hiệu và điều lệ, hình ảnh và âm thanh, mà có thể được sao chép hoặc bị di chuyển. Vật mang có thể có tính chất thẩm mỹ, văn hóa hoặc kỹ thuật quan trọng. Mối quan hệ giữa nội dung và vật mang có thể xếp từ phụ cho đến toàn bộ. Để bảo vệ các di sản tư liệu, các quốc gia thành viên được khuyến khích nhận biết di sản tư liệu cụ thể, sự sống còn của di sản đang gặp mối nguy hiểm tiềm tàng hoặc nguy hiểm sắp xảy ra, hướng nó đến sự chú ý của các ban ngành có đủ thẩm quyền có thể áp dụng các phương pháp bảo tồn thích hợp. Để bảo tồn các di sản tư liệu thì tính toàn vẹn, tính xác thực và đáng tin cậy là nguyên tắc dẫn đầu. Các biện pháp và hành động chính xác nên theo sau pháp luật quốc tế, các khuyến nghị, hướng dẫn, những tập quán tốt đẹp nhất, các tiêu chuẩn được phát triển, hỗ trợ bởi các viện ký ức. Tại hội thảo, vấn đề bảo tồn và tiếp cận di sản tư liệu của các nước thành viên đã được tuân thủ. Tuy nhiên, khuyến nghị này nhằm nâng cao hơn nữa ý thức bảo tồn di sản, mặc dù không đòi hỏi áp dụng một cách đồng bộ các tiêu chí mà phụ thuộc vào đặc điểm tư liệu và hệ thống pháp luật, chính sách riêng của từng quốc gia. Các nước thành viên có thể chọn tất cả hoặc từng điều kiện, trường hợp cụ thể của mỗi nước. Theo đó, hội thảo cho rằng, bản số hóa tư liệu không phải là bản chất di sản mà nó là hình dáng bên ngoài và được xem là công cụ hữu ích để bảo tồn không thể thay thế tất cả. Một số di sản tư liệu không thể thay thế bằng công cụ số hóa, và đảm bảo được tính bảo vệ, chương trình và dữ liệu di sản. Để tiếp cận được di sản một cách thuận lợi các quốc gia thành viên khuyến khích cung cấp các chương trình pháp lí thích hợp cho các viện ký ức và đảm bảo sự độc lập cần thiết trong công tác bảo tồn tạo cơ hội cho việc tiếp cận tư liệu và giữa được lòng tin vào cách chúng được bảo tồn. Hội thảo đã đưa ra khuyến nghị về việc đưa ra các di sản tư liệu và áp dụng những quan điểm bảo tồn, tiêp cận di sản trong hệ thống pháp luật và chính sách. Các quốc gia thành viên được mời hỗ trợ và phát triển các chính sách và sáng kiến ảnh hưởng đến di sản tư liệu, bao gồm việc xử lí tình trạng di sản tư liệu đã được đăng ký Ký ức thế giới. Hội nghị toàn thể vận động Việt Nam và các nước nên áp dụng các điều khoảng trong Khuyến Nghị trên vào chính sách hay các bước đi thực tiễn để tạo hiệu quả ở mỗi quốc gia thành viên.