Lạm dụng bản sao có chứng thực

Theo Bộ Tư pháp, sau 3 năm thực hiện Nghị định 23/CP về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch, các phòng tư pháp, UBND cấp xã đã thực hiện chứng thực gần 441.000 bản sao từ bản chính. Tại các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện chứng thực gần 46.000 bản sao từ bản chính. Tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đã chứng thực gần 7.600 bản sao từ bản chính. Các yêu cầu chứng thực đã được cơ quan có thẩm quyền giải quyết kịp thời, đúng hạn. Bên cạnh đó, việc phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đã tạo điều kiện cho người dân trong các giao dịch, đó là người dân chỉ cần đến một cơ quan có thẩm quyền chứng thực có thể chứng thực được các bản sao mà không phân biệt do cơ quan có thẩm quyền trong nước hay nước ngoài cấp. Quá trình thực hiện Nghị định 23/CP cũng đã hạn chế tình trạng chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ giả mạo, giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hay có nội dung trái pháp luật.

Trước việc gia tăng nhu cầu chứng thực, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 17/CT-TTg về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính (TTHC). Tuy nhiên, tình trạng này vẫn phổ biến ở nhiều cấp, nhiều ngành, như hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ thi tuyển công chức, viên chức, hồ sơ nhập học... Một số cơ quan tiếp nhận giải quyết TTHC tự đặt ra thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực, không chỉ làm phát sinh chi phí của người dân mà còn làm gia tăng áp lực cho các cơ quan thực hiện chứng thực.

Qua công tác kiểm tra cho thấy, có trường hợp chứng thực bản sao mà không có bản chính để đối chiếu hoặc có trường hợp người dân mang bản photocopy kèm bản chính, nhưng người chứng thực chủ quan không thực hiện đối chiếu với bản chính theo quy định, từ đó dẫn đến việc chứng thực bản sao có nội dung không đúng với bản chính.

Chấn chỉnh những sai sót

Theo Điều 6 Nghị định 23/CP, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu… Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết. Quy định là vậy, nhưng tình trạng yêu cầu bản sao có chứng thực vẫn diễn ra phổ biến như nêu trên. Nguyên nhân của tình trạng này là do nhiều địa phương thiếu chủ động, thiếu quyết liệt, nhận thức chưa đầy đủ về bản sao. Việc phối hợp giữa các cơ quan còn chưa nhịp nhàng, thống nhất.

Theo Cục trưởng Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực (Bộ Tư pháp) Nguyễn Công Khanh, cần tiếp tục tuyên truyền sâu rộng về Nghị định 23, Chỉ thị 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ; kịp thời chấn chỉnh những sai sót, vi phạm của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Đồng thời nghiên cứu đề xuất sửa đổi bổ sung các quy định liên quan đến TTHC, yêu cầu nộp bản sao có chứng thực để phù hợp phương án đơn giản hóa TTHC, khắc phục triệt để tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực.