Vậy giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp giải bài toán chi phí như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
3 Yếu tố cần xem xét khi chọn dịch vụ thuê văn phòng
Nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp
Trước khi chọn dịch vụ cho thuê văn phòng, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu và mục tiêu của mình về:
- Quy mô doanh nghiệp: Số lượng nhân viên, dự kiến tăng trưởng trong tương lai.
- Lĩnh vực hoạt động: Các yêu cầu đặc biệt cho ngành nghề, như không gian sản xuất, kho hàng…
- Thời gian thuê: Ngắn hạn hay dài hạn, linh hoạt hay cố định.
- Yêu cầu về công nghệ và cơ sở hạ tầng: Internet tốc độ cao, hệ thống an ninh, phòng họp…
Ngân sách và chi phí dự kiến
Ngân sách là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn được loại hình văn phòng phù hợp. Doanh nghiệp cần tính toán một số chi phí dự kiến, như: chi phí thuê văn phòng (diện tích, vị trí, thời gian thuê); chi phí dịch vụ phụ trợ (điện, nước, internet, bảo trì, vệ sinh)... để so sánh và lựa chọn địa điểm thuê văn phòng phù hợp với ngân sách của mình.
Vị trí và tiện ích của văn phòng
Ngoài mục tiêu và ngân sách, một yếu tố nữa mà doanh nghiệp cần lưu ý là vị trí và tiện ích của văn phòng cho thuê, như:
- Văn phòng cho thuê có gần trung tâm thành phố, gần sân bay... không?
- Các tuyến đường, phương tiện công cộng di chuyển đến văn phòng
- Tiện ích xung quanh có những gì? Nhà hàng, quán cà phê, bệnh viện, trung tâm mua sắm.
- Tiện ích trong văn phòng có phòng họp, pantry, nhà để xe, thang máy,... không?
Bằng cách cân nhắc các yếu tố này, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được sự thuận tiện trong việc giao thương, gặp gỡ đối tác, thu hút nhân tài và tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.
Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng
Với những lợi thế vượt trội như tiết kiệm chi phí ban đầu, dịch vụ chuyên nghiệp, trang thiết bị hiện đại và khả năng mở rộng linh hoạt, dịch vụ cho thuê văn phòng là giải pháp hoàn hảo cho nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt, các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nước ngoài đang đầu tư vào Việt Nam, văn phòng đại diện và các doanh nghiệp khởi nghiệp sẽ được hưởng lợi từ những ưu điểm sau:
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Không cần đầu tư vào trang trí văn phòng, mua sắm bàn ghế, thiết lập lễ tân hay phòng họp.
- Chi phí thuê cố định hàng tháng: Không lo phát sinh thêm các khoản chi phí như tiền điện, máy lạnh, và vệ sinh.
- Địa chỉ công ty uy tín: Đặt tại các tòa nhà hạng A, B, C ở khu vực trung tâm thành phố, nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
- Thời gian thuê linh hoạt: Điều chỉnh thời gian thuê theo nhu cầu của doanh nghiệp, tạo sự linh hoạt tối đa.
Ngoài ra, các dịch vụ chuyên nghiệp đi kèm như phiên dịch, kế toán, đăng ký kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Điều này không chỉ giúp giảm gánh nặng tài chính mà còn mang đến môi trường làm việc hiện đại và tiện nghi, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.
Chia sẻ từ Hữu Toàn Office về những rủi ro mà ít doanh nghiệp biết khi tìm thuê văn phòng
Theo chia sẻ từ bà Tạ Ái Phương - CEO của Hữu Toàn Office, khi quyết định sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng, các doanh nghiệp cần lưu ý đến một số rủi ro thường có như:
- Chọn không gian không phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc lãng phí tài nguyên và không đáp ứng được yêu cầu công việc của doanh nghiệp.
- Phát sinh các chi phí phụ trợ hoặc tăng giá đột ngột sau một thời gian sử dụng.
- Các vấn đề về chất lượng dịch vụ như thiếu vệ sinh, sự cố kỹ thuật không được xử lý kịp thời hoặc không đáp ứng được yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.
- Vấn đề về tiếng ồn từ các công ty cùng tòa nhà hoặc môi trường xung quanh.
- Rủi ro gián đoạn công việc do tòa nhà văn phòng không có máy phát điện.
- Rủi ro mất cắp máy tính, máy in… do ban đêm không có bảo vệ 24/7.
Để tránh những rủi ro này, doanh nghiệp cần thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng về dịch vụ cho thuê, ký kết hợp đồng rõ ràng và chi tiết với đối tác cung cấp dịch vụ, đảm bảo rằng tất cả các chi phí đã được thỏa thuận từ trước và không có phí ẩn. Đồng thời, bạn cần đến khảo sát trực tiếp văn phòng trước khi ký kết hợp đồng để đảm bảo chất lượng và tiện ích của không gian làm việc.
Thông tin liên hệ:
Hữu Toàn Office
Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0937606509
Email: office@huutoanlogistics.com
Website: https://huutoanoffice.vn
