Sáng kiến cải cách hành chính “4K” tại Phú Cát: tối ưu hóa thủ tục, giảm phiền hà cho dân

Công dân hài lòng nhờ quy trình mới, phục vụ mới

Sau khi thực hiện Nghị quyết 1656 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã, Phú Cát trở thành một trong những xã có quy mô dân số lớn nhất khu vực phía Tây Hà Nội. Bốn xã hợp nhất kéo theo khối lượng công việc tăng đột biến, trong khi yêu cầu phục vụ người dân ngày càng cao. Những thách thức về nhân lực, hạ tầng và áp lực giải quyết thủ tục buộc địa phương phải chuyển đổi theo hướng tinh gọn, hiện đại và tận dụng tối đa dữ liệu số.

“Không thể tiếp tục cách làm cũ khi dân số tăng mà bộ máy không phình to. Muốn phục vụ tốt hơn, chúng tôi phải chuyển đổi mạnh, phải số hóa mạnh. Mô hình 4K ra đời từ chính nhu cầu đó” – Chủ tịch UBND xã Phú Cát Hoàng Nguyên Ưng chia sẻ.

Mô hình “4K” gồm: Không viết – Không giấy tờ – Không chờ đợi – Không phiền hà. Đây là bước phát triển cao hơn từ mô hình “Không giấy tờ, Không chờ đợi” mà xã từng thí điểm. Điểm mới của 4K nằm ở việc khai thác sâu dữ liệu dân cư, ký số toàn trình, điện tử hóa quy trình và thay đổi tư duy phục vụ.

Theo Phó Trưởng phòng Văn hóa – Xã hội xã Phú Cát Đỗ Danh Tuyến, người trực tiếp tham gia xây dựng mô hình: “4K là giải pháp xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, không rập khuôn theo bất kỳ địa phương nào. Quan trọng nhất là Phú Cát không đợi công nghệ hiện đại mới làm, mà bắt đầu ngay từ những gì mình đang có”.

Trên cơ sở nhân lực và hạ tầng sẵn có, xã tận dụng tối đa thiết bị cũ, tổ chức lại vị trí việc làm, nâng kỹ năng công nghệ thông tin cho cán bộ, đồng thời huy động lực lượng trẻ như Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Tổ Chuyển đổi số cộng đồng. Mô hình hình thành từ chính những khó khăn hàng ngày: công dân phải viết lặp mẫu tờ khai, cán bộ xử lý hàng trăm lượt hồ sơ, giấy tờ lưu trữ cồng kềnh.

Mô hình cải cách hành chính “4K” được triển khai nhằm hiện đại hóa quy trình giải quyết thủ tục, rút ngắn thời gian, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của người dân. Mục tiêu hướng đến một nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch, thân thiện; lấy mức độ hài lòng làm thước đo; thúc đẩy dịch vụ công thông minh, tiến tới hành chính không giấy tờ.

Sau hơn ba tháng triển khai, hiệu quả của mô hình “4K” đã được chứng minh bằng chính sự hài lòng và phản hồi tích cực của công dân. Ghi nhận tại Điểm phục vụ hành chính công của xã (chiều 13/11) cho thấy một không khí làm việc chuyên nghiệp, cởi mở, thân thiện, người dân chỉ cần mang CCCD gắn chip hoặc điện thoại có định danh; dữ liệu tự động truy xuất và điền vào biểu mẫu. Các thủ tục phổ biến như chứng thực, khai sinh, kết hôn, xác nhận giấy tờ… được số hóa 100% và ký số trả kết quả trong ngày.

Tại bộ phận 1 cửa, xã bố trí máy lấy số tự động, wifi miễn phí, bảng niêm yết điện tử và máy tính cho người dân tự thao tác; cán bộ hướng dẫn và nhập liệu trực tiếp, bảo đảm tiêu chí “Không viết”.

Chị Ngô Thị Thu (thôn 2, xã Phú Cát) cho biết: “Lần đầu tiên tôi không phải viết một dòng nào. Chỉ đọc số CCCD, cán bộ tra cứu và làm rất nhanh. Tôi đến chỉ 10 phút là xong. Đặc biệt, tôi ấn tượng nhất là thái độ phục vụ tận tình, gần gũi của cán bộ”.

Anh Hoàng Văn Tri (thôn 7, xã Phú Cát) cũng đánh giá: “Giấy tờ mang đi ít hơn hẳn, nhiều thông tin đã có trong hệ thống. Cán bộ hướng dẫn rõ ràng, làm nhanh và rất tiện. Với mô hình cải cách hành chính này giúp công dân vừa tiết kiệm thời gian, công sức và cả tiền bạc”.

Tạo nền tảng cho nền hành chính phục vụ, hiện đại

Là xã nông thôn, Phú Cát có tỷ lệ cao người lớn tuổi chưa quen với dịch vụ công trực tuyến; một số thủ tục vẫn phải đối chiếu bản giấy theo quy định chuyên ngành. Tuy nhiên, theo ông Đỗ Danh Tuyến: “Khó nhất là thói quen của người dân và một phần cán bộ. Nhưng càng khó thì càng phải làm. Nếu chờ đủ điều kiện mới chuyển đổi số thì không bao giờ làm xong”.

Để khắc phục, xã đẩy mạnh hoạt động của Tổ Chuyển đổi số cộng đồng, mở lớp “Bình dân học vụ số”, hướng dẫn người dân thao tác từ những bước cơ bản. Cán bộ trẻ được phân công xuống thôn hỗ trợ trực tiếp.

Chủ tịch UBND xã Hoàng Nguyên Ưng nhấn mạnh: “Càng nhiều thủ tục, càng đông người dân đến làm việc thì càng phải đẩy mạnh 4K. Chúng tôi coi đây là nhiệm vụ chính trị, là danh dự của chính quyền cơ sở”.

Sau thời gian triển khai, tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn và trước hạn đạt trên 90%. Thủ tục đơn giản như chứng thực, khai sinh, kết hôn được xử lý trong 15–30 phút. Hồ sơ điện tử “Không giấy tờ” đạt 85%, tiết kiệm lớn chi phí in ấn và lưu trữ. Hồ sơ nhập liệu tự động “Không viết” đạt 100%, giảm đáng kể sai sót. Mức độ hài lòng của công dân đạt trên 98%.

Mô hình không chỉ rút ngắn thời gian mà còn giúp cán bộ rèn tác phong chuyên nghiệp, nâng cao văn hóa công vụ. Từ chỗ làm “đúng – đủ”, mục tiêu đã chuyển thành “làm nhanh – làm chuẩn – làm để dân hài lòng”.

Kết quả đạt được cho thấy cải cách hành chính cấp xã hoàn toàn có thể tạo ra đột phá nếu có quyết tâm, sáng kiến và ứng dụng công nghệ phù hợp. Mô hình 4K không chỉ giảm phiền hà cho người dân mà còn chuẩn hóa quy trình nội bộ, nâng cao chất lượng phục vụ, tạo ra nền hành chính hiện đại, thân thiện ngay từ cấp thấp nhất của bộ máy Nhà nước.

Phú Cát đã đưa cải cách hành chính lên một tầm cao mới: không chỉ giảm giấy tờ, giảm chờ đợi, mà còn thay đổi tư duy phục vụ – yếu tố then chốt của chính quyền số. Từ thực tiễn tại đây, 4K đang được xem là mô hình khả thi để nhân rộng tại các xã, phường khác của Hà Nội, nhất là trong bối cảnh triển khai chính quyền địa phương hai cấp và chuyển đổi số toàn diện.

Mô hình “4K” cũng góp phần thực hiện hiệu quả các mục tiêu của Nghị quyết 76/NQ-CP về cải cách hành chính giai đoạn 2021–2030; Kế hoạch 16/KH-UBND ngày 20/01/2025 về chuyển đổi số cấp xã; và phù hợp với định hướng xây dựng chính quyền số của Thủ đô.

“Hồ sơ nhanh – dân vui – chính quyền chủ động” không chỉ là khẩu hiệu, mà đã trở thành thực tế tại Phú Cát. Đây là thông điệp mạnh mẽ rằng cải cách hành chính phải đi đôi với phục vụ thực chất và khi chính quyền cơ sở dám đổi mới, người dân chính là những người được hưởng lợi đầu tiên.