Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch

Nghị định này quy định về việc phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương theo mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp; trình tự, thủ tục thực hiện các thủ tục hành chính khi phân định thẩm quyền từ thẩm quyền của cấp huyện cho cấp xã hoặc cấp tỉnh.

Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định cụ thể việc phân định thẩm quyền khi tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp trong các lĩnh vực: Hành chính tư pháp (hộ tịch, nuôi con nuôi); chứng thực; hòa giải ở cơ sở, bồi thường nhà nước.

Trong lĩnh vực hộ tịch, Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định cụ thể thẩm quyền đăng ký hộ tịch: Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 7, Chương III của Luật Hộ tịch năm 2014, các Điều 1, 29, 31, 32, 33, 35, 36, 38, 39 và 41 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15-11-2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch được sửa đổi, bổ sung năm 2020, 2022, 2025; thẩm quyền khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch quy định tại Điều 8 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28-7-2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến được sửa đổi, bổ sung năm 2025.

Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hộ tịch tại nơi cư trú hoặc nơi khác

Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú.

Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Người yêu cầu đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký giám hộ, đăng ký thay đổi, chấm dứt giám hộ, đăng ký giám sát việc giám hộ, chấm dứt giám sát việc giám hộ, đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch.

  Trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch

1. Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp nhận, giải quyết việc đăng ký hộ tịch quy định tại Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP theo trình tự, thủ tục quy định tại các Điều 36, 38, 40, 41, 42, 44, 47, 49, 50 và 52 của Luật Hộ tịch; Điều 9, Điều 10, các điều từ Điều 29 đến Điều 42 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và quy định sau đây:

a) Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có quyền lựa chọn nộp hoặc xuất trình bản giấy hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch hoặc cung cấp thông tin về giấy tờ hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp không tra cứu được do không có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch nộp hoặc xuất trình giấy tờ liên quan để chứng minh.

b) Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp cần xác minh thì thời hạn kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

c) Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời hạn xác minh, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có thẩm quyền giải quyết là 5 ngày làm việc. Thời hạn niêm yết tại trụ sở của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người được nhận là cha, mẹ, con là 5 ngày làm việc.

d) Thời hạn giải quyết thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp phải xác minh thì thời hạn kéo dài nhưng không quá 8 ngày làm việc.

2. Trong trình tự, thủ tục thực hiện tại các quy định nêu tại khoản 1, các nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện sẽ được chuyển giao tương ứng cho Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; các nhiệm vụ của Phòng Tư pháp, Trưởng phòng Tư pháp, công chức làm công tác hộ tịch cấp huyện sẽ được chuyển giao cho công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã.

Trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong công tác hộ tịch

Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, việc thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký hộ tịch do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp, đăng ký trái quy định pháp luật được quy định tại điểm e khoản 1 Điều 69, điểm h khoản 1 Điều 70 của Luật Hộ tịch và giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký hộ tịch do Sở Tư pháp cấp, đăng ký trước đây trái quy định pháp luật, trừ trường hợp kết hôn trái pháp luật theo quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014, thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Trách nhiệm quản lý nhà nước về hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã

Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương; cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong phạm vi địa phương quản lý; tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và thống kê số liệu đăng ký hộ tịch báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Công chức tư pháp - hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo quy định tại Điều 4 của Nghị định này; tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và thống kê số liệu đăng ký hộ tịch trên địa bàn.

Cơ quan đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch

Cơ quan đăng ký hộ tịch được quy định tại khoản 1 Điều 4 của Luật Hộ tịch bao gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Công chức làm công tác hộ tịch ở địa phương là công chức thực hiện nhiệm vụ tư pháp - hộ tịch cấp xã; công chức của Sở Tư pháp được giao thực hiện công tác hộ tịch.

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2025.

Trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch mà Ủy ban nhân dân cấp huyện đã tiếp nhận nhưng chưa giải quyết xong hoặc đã giải quyết xong nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần xử lý thì chuyển giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người có yêu cầu tiếp tục giải quyết, xử lý. Trường hợp người yêu cầu đã thay đổi nơi cư trú sang địa bàn cấp tỉnh khác hoặc cư trú ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú trước đây có trách nhiệm xử lý.

Trường hợp không xác định được Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền giải quyết theo quy định trên hoặc người yêu cầu đăng ký hộ tịch không có nơi cư trú tại Việt Nam thì Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu hoặc phản ánh của người dân. Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, Sở Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc theo uỷ quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao Ủy ban nhân dân cấp xã phù hợp giải quyết, bảo đảm thuận lợi nhất cho người có yêu cầu. Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn người có yêu cầu nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.