Chữ ký số và dịch vụ tin cậy: Nền tảng quan trọng của công chứng điện tử

Sáng 19/9, tại Hà Nội, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức Hội thảo chuyên đề “Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy đối với lĩnh vực Công chứng điện tử tại Việt Nam”.

Đảm bảo niềm tin trong các giao dịch điện tử

Hội thảo được tổ chức trong bối cảnh pháp luật về công chứng đã tạo hành lang pháp lý cho công chứng điện tử và Nghị định 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ vừa ban hành về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy đã thiết lập khung pháp lý đầy đủ cho các dịch vụ tin cậy (chữ ký số, chứng thực thông điệp dữ liệu, cấp dấu thời gian, dịch vụ gửi - nhận dữ liệu bảo đảm…). Những quy định mới này là cầu nối quan trọng tạo nền tảng pháp lý để công chứng điện tử vận hành hiệu quả, đảm bảo mọi văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý ngang với văn bản giấy.

Phát biểu khai mạc hội thảo, bà Tô Thị Thu Hương - Giám đốc Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) nhận định: “Trong kỷ nguyên mà dữ liệu trở thành tài nguyên mới và giao dịch số trở nên phổ biến, việc đảm bảo niềm tin số là điều kiện tiên quyết”. Việt Nam xác định chữ ký số và các dịch vụ tin cậy không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là nền tảng để đảm bảo niềm tin trong các giao dịch điện tử, định hình chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Theo bà Nguyễn Thị Thơ - Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, sự phối hợp giữa NEAC và Hiệp hội là bước đi cần thiết để bảo đảm công chứng điện tử đi vào cuộc sống. "Hiệp hội sẽ đồng hành cùng NEAC trong việc tuyên truyền, đào tạo và hướng dẫn công chứng viên tiếp cận công nghệ mới, qua đó bảo đảm chất lượng dịch vụ và quyền lợi hợp pháp của người dân" - bà Nguyễn Thị Thơ nói.

Tại hội thảo, đại diện NEAC đã làm rõ giá trị pháp lý cũng như vai trò của các dịch vụ chữ ký số và dịch vụ tin cậy này trong hoạt động công chứng điện tử, qua đó hỗ trợ công chứng viên tiếp cận và áp dụng đúng quy định pháp luật.

Cụ thể, theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số là chữ ký điện tử, sử dụng thuật toán khóa không đối xứng để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với nội dung đã ký. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ do đó Luật Giao dịch điện tử khẳng định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trong giao dịch truyền thống và Luật Công chứng năm 2024 quy định văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

Khi các giao dịch điện tử trở nên phổ biến kéo theo những loại hình dịch vụ có liên quan, một trong số đó là dịch vụ tin cậy. Nghị định số 23/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết, cụ thể về dịch vụ tin cậy gồm các điều kiện phải tuân thủ về con người, về kỹ thuật, về tài chính… nếu doanh nghiệp muốn kinh doanh loại hình dịch vụ này.

Đối với lĩnh vực công chứng điện tử, dịch vụ tin cậy là một công cụ hữu hiệu, giúp công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ. Qua đó, từng bước chuyển đổi các giao dịch công chứng truyền thống từ môi trường thực sang môi trường số, nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng điện tử.

Công chứng điện tử tiết kiệm thời gian và chi phí

Hội thảo cũng chỉ rõ những lợi ích công chứng điện tử mang lại cho người dân và xã hội. Trước hết là tiết kiệm thời gian và chi phí. Người dân có thể thực hiện công chứng một số loại văn bản trực tuyến ngay tại nhà, thay vì phải đi lại nhiều lần đến phòng công chứng. Hồ sơ điện tử được xử lý nhanh chóng, văn bản công chứng có thể được cấp gần như ngay lập tức sau khi công chứng viên ký số. Theo ước tính, với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm, việc áp dụng công chứng điện tử có thể tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ.

Thứ hai, công chứng điện tử tăng tính an toàn và minh bạch. Mỗi văn bản công chứng điện tử đều kèm chữ ký số và dấu thời gian, có thể kiểm tra trực tuyến để xác định tính xác thực. Hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử, tránh nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc làm giả.

Thứ ba, công chứng điện tử liên thông với nhiều dịch vụ công và giao dịch điện tử khác. Văn bản công chứng điện tử có thể sử dụng trực tiếp trong thủ tục đăng ký kinh doanh, giao dịch bất động sản, ngân hàng… mà không cần phải nộp thêm bản giấy, giúp giảm trùng lặp và tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Hướng tới triển khai đồng bộ công chứng điện tử

Với chức năng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia (RootCA), NEAC cam kết đồng hành với các cơ quan đơn vị liên quan trong việc triển khai công chứng điện tử. NEAC sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan của Bộ Tư pháp và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam trong công tác phổ biến, đào tạo, nâng cao năng lực sử dụng chữ ký số cho công chứng viên, tạo nền tảng kỹ thuật - pháp lý sẵn sàng cho triển khai công chứng điện tử.

Song song đó, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia có nhiệm vụ tuyên truyền, hướng dẫn người dân về lợi ích của chữ ký số và dịch vụ tin cậy, khuyến khích sử dụng chữ ký số cá nhân để thúc đẩy nền kinh tế số, xã hội số, hướng tới mục tiêu 50% người dân trưởng thành có chữ ký số vào cuối năm 2025.

Bên cạnh nội dung chính sách, các đại biểu tham dự hội thảo còn được trực tiếp tham gia thảo luận và lắng nghe đại diện các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) công trình bày tham luận, giới thiệu giải pháp kỹ thuật, chia sẻ kinh nghiệm triển khai và hướng dẫn công chứng viên cách đăng ký, sử dụng chữ ký số, dịch vụ tin cậy trong lĩnh vực công chứng điện tử. Từ đó, giúp đội ngũ công chứng viên tiếp cận công nghệ áp dụng trong công việc hàng ngày.

Từ các tham luận, phân tích từ các đại biểu cho thấy rằng, việc triển khai công chứng điện tử cần đi theo lộ trình mở rộng, trong đó công nghệ sẽ được sử dụng để đơn giản hóa thủ tục hành chính. Trước mắt, nhiều giao dịch đơn giản đã có thể thực hiện trực tuyến với chữ ký số và dịch vụ tin cậy, giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ.

Trong giai đoạn tiếp theo, khi hạ tầng kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ và kỹ năng số của công chứng viên ngày càng hoàn thiện, phạm vi công chứng điện tử sẽ được mở rộng sang những hợp đồng, giao dịch phức tạp hơn như bất động sản, thừa kế, thế chấp.

Cách tiếp cận này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, vừa bảo đảm an toàn pháp lý và tính minh bạch trong mọi giao dịch.