Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng người mua nhà, đất bị lừa đảo, mất tiền oan như nhiều vụ việc xảy ra thời gian qua là do các tài sản khi đem ra giao dịch thiếu thông tin. Nhà đất có thể đã được đem ra thế chấp, thậm chí đã sang tên, chuyển nhượng nhưng vẫn đem ra mua bán, dẫn đến tình trạng người mua "tiền mất, tật mang". Nhiều công chứng viên cũng là nạn nhân khi thông tin về tài sản bị che giấu tinh vi dẫn đến việc họ không biết tài sản bất hợp pháp nên vẫn ký công chứng, tiếp tay cho hành vi lừa đảo.

Nhằm minh bạch hóa các thông tin về tài sản, Điều 62 Luật Công chứng năm 2014 giao UBND cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương. Với cơ sở dữ liệu công chứng, thay vì người dân phải tự tìm hiểu thông tin với tài sản mình cần giao dịch thì nay chỉ bằng việc nhấp chuột vào hệ thống cơ sở dữ liệu, công chứng viên sẽ giúp họ có thông tin chính xác. Như vậy, người dân có thể yên tâm khi thực hiện các giao dịch. Với những tiện ích như vậy, hiện nay việc xây dựng cơ sở dữ liệu đã được thực hiện ở nhiều địa phương.

Từ tháng 8/2013, đa số các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn TP Hà Nội tham gia Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng với hàng nghìn thông tin về tài sản. Thời điểm này, chương trình cũng đã có dữ liệu của hầu hết quận, huyện, thị xã.

Được biết, phần mềm ngăn chặn rủi ro của Hà Nội nói trên được cập nhật hàng ngày, có tác dụng công khai, minh bạch tình trạng pháp lý của tài sản, công chứng viên sẽ giúp người dân sàng lọc các giao dịch hợp pháp. Còn tại TP Hồ Chí Minh, cơ sở dữ liệu công chứng đã được khai thác sử dụng từ năm 2010. Sau thời gian đã chứng minh sự ưu việt đáng kể khi góp phần ngăn chặn các giao dịch bất hợp pháp.

Để đảm bảo việc xây dựng, tra cứu trên cơ sở dữ liệu, nhiều địa phương đã ban hành Quy chế khai thác sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng (Đà Nẵng, Phú Thọ, Bến Tre, TP Hồ Chí Minh, Vĩnh Phúc…). Các quy chế này đều nêu rõ cơ chế hoạt động, nguyên tắc quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống… cũng như trách nhiệm của các cơ quan liên quan.

Đặc biệt, với quy định các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn phải tham gia hệ thống, có trách nhiệm cập nhật tất cả các hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào hệ thống sẽ tạo ra một hệ cơ sở dữ liệu dùng chung vô cùng thiết thực, ngăn chặn việc công chứng trái pháp luật.

Khẳng định những tiện ích của cơ sở dữ liệu công chứng khi vận hành trên thực tế nhưng theo Chủ tịch Hiệp hội Công chứng Việt Nam Tuấn Đạo Thanh, hiện nay cơ sở dữ liệu cũng còn nhiều vấn đề bất cập. Trên phạm vi toàn quốc, nhiều địa phương chưa ban hành quy chế hoạt động, mỗi địa phương lại dùng một phần mềm chưa thể kết nối với nhau; cơ sở hạ tầng kỹ thuật cũng chưa đảm bảo nên việc cập nhật, khai thác còn khó khăn.

Chính vì những nguyên nhân này dẫn đến tình trạng cập nhật thông tin chưa được nhiều, chưa rõ trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng cũng như các cơ quan liên quan. Do đó, cùng với việc ban hành quy chế, đảm bảo cơ sở pháp lý cho cơ sở dữ liệu công chứng hoạt động thì quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu, các tổ chức hành nghề công chứng, các sở, ban, ngành được giao cần phải khảo sát kỹ, liên hệ các đối tác kỹ thuật có uy tín để việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng có tính khả thi, chất lượng.