Hà Nội đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ

Theo thông tin từ Sở Nội vụ Hà Nội, UBND TP Hà Nội vừa ban hành Kế hoạch số 36/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2025.

Mục tiêu đặt ra là tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoạt động phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước, TP Hà Nội và trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Đồng thời, nhằm nâng cao trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức, của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; đưa công tác này ngày càng đi vào nề nếp, khoa học, hiện đại; bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu và phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ.

Qua đó, đẩy mạnh việc chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo Kế hoạch số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021 và Kế hoạch số 91/KH-UBND ngày 27/3/2024 của UBND TP.

Đáng chú ý, để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, TP sẽ thực hiện 4 nhiệm vụ trọng tâm trong năm 2025.

Thứ nhất, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến và triển khai Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản liên quan.

Thứ hai, tập trung thực hiện hiệu quả các nội dung trong Kế hoạch 67/KH-UBND và Kế hoạch 91/KH-UBND của UBND TP, trong đó: xây dựng, hoàn thiện, kết nối, cập nhật dữ liệu vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức (dự kiến được đưa vào vận hành chính thức trong quý IV/2025); đẩy mạnh lập hồ sơ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử đáp ứng yêu cầu thực hiện lưu trữ hồ sơ trên Hệ thống quản lý CSDL tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức...

Thứ ba, bố trí kho lưu trữ đảm bảo quản lý tập trung, an toàn, khoa học hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Thứ tư, thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử và hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

Để triển khai thực hiện Kế hoạch này, UBND TP giao Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch, chương trình, nội dung và tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác này tại các cơ quan, tổ chức thuộc TP; xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện kiểm tra kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức.

Về nhiệm vụ quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử TP, yêu cầu tăng cường công tác thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, ưu tiên thu thập những phông tài liệu chưa có trong kho lưu trữ để bảo đảm có nhiều loại hình tài liệu tại Lưu trữ lịch sử.

Cùng đó, tập trung thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau khi giải thể, chia tách, sáp nhập; quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ cần tăng cường quản lý, kiểm tra chất lượng cung cấp và sử dụng dịch vụ lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; tiếp tục thực hiện tiếp nhận hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn TP.

UBND TP cũng yêu cầu các cơ quan, đơn vị đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ; Sở Nội vụ tập trung hoàn thiện Hệ thống quản lý CSDL tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức và hướng dẫn đến các cơ quan, tổ chức thuộc TP.