Hóa đơn giấy tồn tại nhiều rủi ro và tốn kém

Ngày 21/4, Tổng cục Thuế triển khai Lễ công bố Hệ thống hóa đơn điện tử  toàn quốc. Chương trình có sự tham dự của Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính. Đây là chương trình hành động thể hiện sự quyết liệt và khẩn trương của ngành Thuế nhằm đạt mục tiêu đưa hóa đơn điện tử áp dụng trên toàn quốc theo đúng lộ trình kế hoạch đã đề ra đề ra.

Trước đó, theo quy định tại Khoản 1, Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/7/2022. Trong bối cảnh việc chuyển đổi HĐĐT trở thành chính sách bắt buộc và đang diễn ra nhanh chóng, một số doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy sẽ khiến đối tác (hoặc khách hàng) cảm thấy không an tâm. Hóa đơn giấy tồn tại nhiều rủi ro do trước hết có thể xảy ra tình trạng làm giả hóa đơn. Tiếp đó là khó khăn trong quá trình quản lý và lưu trữ vì hóa đơn giấy rất dễ thất lạc hoặc hư hại do các yếu tố tác động bên ngoài.

Mặt khác, việc sử dụng hóa đơn giấy cũng gây tốn kém cho doanh nghiệp. Để sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư nhiều khoản chi phí như: In ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn… Theo số liệu khảo sát của Tổng cục Thuế, chi phí cao nhất mà doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in là khoảng 2.500 đồng/tờ hóa đơn. Chi phí cao nhất đặt in hóa đơn là 2.000 đồng/tờ hóa đơn.

Cần lựa chọn đơn vị uy tín cung cấp HĐĐT

Mặc dù việc sử dụng HĐĐT là một giải pháp tối ưu góp phần giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu tiết kiệm chi phí để nâng cao năng lực cạnh tranh, tuy nhiên để chuyển đổi sang HĐĐT theo kịp thời hạn và đúng quy định của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sẽ gặp phải một số trở ngại đáng kể. Trước hết, hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy. Do vậy, khi mới áp dụng HĐĐT, các doanh nghiệp sẽ gặp khó trong việc giải thích cho khách hàng, đối tác hiểu về HĐĐT và tính pháp lý của hóa đơn này.

Mặt khác, để triển khai áp dụng HĐĐT, doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; Đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; Đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.

Đặc biệt, đối với các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử, Cơ quan Thuế đã ban hành nhiều Thông tư, Nghị định. Đây là điều có thể khiến một số doanh nghiệp thấy e ngại trong quá trình tiếp nhận các thông tin về HĐĐT vì không phải đơn vị kinh doanh nào cũng kịp thời nắm rõ các chỉ đạo. Vì vậy, doanh nghiệp nên có một giải pháp HĐĐT tích hợp đầy đủ nghiệp vụ thông tư của Cơ quan Thuế để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Thị trường hiện có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT nhưng chỉ số ít trong các đơn vị này đủ uy tín và năng lực để được Tổng cục Thuế lựa chọn ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu HĐĐT. Trải qua quá trình thẩm định khắt khe của Cơ quan Thuế, phần mềm Hoá đơn điện tử MISA meInvoice thuộc Công ty Cổ phần MISA đã được Tổng cục Thuế lựa chọn là một trong 9 đơn vị đầu tiên ký hợp đồng triển khai cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan Thuế giai đoạn 1 (từ ngày 30/10/2021 đến ngày 04/11/2021).

Hiện tại, phần mềm này đang được hơn 150.000 doanh nghiệp tin dùng. Đây là giải pháp HĐĐT đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo các Nghị định và Thông tư của cơ quan thuế. Đặc biệt, với lợi thế nhà phát hành là Công ty Cổ phần MISA - đơn vị đầu tiên và duy nhất đã ứng dụng thành công Blockchain vào phần mềm hóa đơn điện tử - MISA meInvoice giúp gia tăng sự an toàn, minh bạch và chính xác của hóa đơn.