Việc chuẩn bị hòm phiếu, số lượng, kích cỡ hòm phiếu tùy theo đặc điểm, điều kiện của từng địa phương theo hướng dẫn cụ thể của Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh. Hòm phiếu có thể được đóng mới hoặc sử dụng hòm phiếu bầu cử hiện có. Hòm phiếu phải bảo đảm chắc chắn, trang trí sạch đẹp, phía mặt trước của hòm phiếu có dán hình Quốc huy, phía dưới có dòng chữ “HÒM PHIẾU”. Ngoài hòm phiếu chính, Tổ bầu cử phải chuẩn bị hòm phiếu phụ (hòm phiếu lưu động) và băng niêm phong hòm phiếu.
Hòm phiếu phụ là hòm phiếu dự phòng và có thể được di chuyển ra khỏi phòng bỏ phiếu. Trong trường hợp cử tri ốm đau, già yếu, khuyết tật không thể đến phòng bỏ phiếu được thì Tổ bầu cử mang hòm phiếu phụ và phiếu bầu đến chỗ ở, chỗ điều trị của cử tri để cử tri nhận phiếu bầu và thực hiện việc bầu cử. Đối với cử tri là người đang bị tạm giam, người đang chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc mà trại tạm giam, cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc không tổ chức khu vực bỏ phiếu riêng hoặc cử tri là người đang bị tạm giữ tại nhà tạm giữ; những khu vực bị chia cắt do thiên tai, lũ lụt thì Tổ bầu cử mang hòm phiếu phụ và phiếu bầu đến các địa điểm nêu trên để cử tri nhận phiếu bầu và thực hiện việc bầu cử.
Cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XV và đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2021-2026 lần này, hòm phiếu phụ còn được sử dụng trong trường hợp người đang bị cách ly xã hội tập trung tại các cơ sở điều trị Covid-19 hoặc các địa điểm cách ly tập trung khác và người đang bị cách ly tại nhà (nếu có).
Hội đồng Bầu cử quốc gia đã yêu cầu các tổ chức phụ trách bầu cử có biện pháp chỉ đạo, theo dõi, kịp thời nắm bắt tình hình biến động của cử tri trong danh sách cử tri trên địa bàn để chuẩn bị số lượng phù hợp các hòm phiếu phụ, thẻ cử tri, phiếu bầu dự phòng và các điều kiện bảo đảm cần thiết khác cho công tác tổ chức bỏ phiếu trong ngày bầu cử; bổ sung các con dấu “Đã bỏ phiếu” kèm theo hòm phiếu phụ, bảo đảm thuận tiện cho công tác bầu cử, sao cho cử tri không thể đến được phòng bỏ phiếu vẫn thực hiện được quyền bầu cử của mình.
Sau khi những cử tri này bỏ phiếu xong, thành viên Tổ bầu cử phải mang ngay hòm phiếu phụ về phòng bỏ phiếu.
Với việc bỏ phiếu tại các cơ sở cách ly hoặc nơi có bệnh nhân Covid-19 điều trị, việc phát phiếu bầu cử cho cử tri và tổ chức để cử tri bỏ phiếu phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bầu cử, đồng thời phải bảo đảm đầy đủ các biện pháp phòng, chống dịch Covid-19 theo đúng các chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Y tế và quy định của địa phương. Sau khi cử tri hoàn thành việc bỏ phiếu, thành viên Tổ bầu cử phải thực hiện việc khử khuẩn hòm phiếu phụ và mang ngay hòm phiếu phụ về phòng bỏ phiếu theo quy định.
