Theo Kế hoạch số 116/KH-UBND của UBND TP Hà Nội, việc thực hiện việc thiết lập hồ sơ quản lý, cơ sở dữ liệu và số hóa 3D đối với 222 biệt thự thuộc nhóm 1 và phần mềm quản lý nhà biệt thự nhằm góp phần nâng cao năng lực quản lý cho các cơ quan quản lý Nhà nước về biệt thự.

Ngoài ra, còn làm cơ sở để bảo tồn, chỉnh trang biệt thự cũ khu vực nội đô lịch sử, các quận nội thành theo Chương trình số 03-CTr/TU của Thành ủy về chỉnh trang kinh tế đô thị và thực hiện các quy định của Luật Di sản văn hóa, Luật Nhà ở, các Nghị quyết của HĐND TP Hà Nội và các quy định khác có liên quan; đồng thời, nâng cao vai trò, trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, sử dụng biệt thự cũ xây dựng trước năm 1954.

Việc thiết lập hồ sơ quản lý nhà biệt thự sẽ gồm các giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu, quản lý, sử dụng của nhà biệt thự và các biến động về sở hữu, sử dụng; các tài liệu, hồ sơ về nhà biệt thự cũ trước năm 1954 (nếu có). Cùng với đó là các biên bản kiểm tra, đánh giá hiện trạng; văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xếp loại nhà biệt thự.

Các biệt thự nhóm 1 được ưu tiên lập hồ sơ bảo tồn, ngoài các tài liệu nêu trên, phải có đầy đủ các bản vẽ hiện trạng tổng mặt bằng tỷ lệ 1/200 thể hiện hình dáng, kích thước, diện tích thửa đất và vị trí các công trình trong khuôn viên nhà biệt thự; bản vẽ kiến trúc: mặt đứng, mặt cắt, chi tiết kiến trúc, phối cảnh. Các tài liệu, hồ sơ về giấy phép xây dựng và trật tự xây dựng; tài liệu hồ sơ về quá trình sửa chữa, cải tạo đối với nhà biệt thự qua các thời kỳ (nếu có).

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu sẽ tiến hành quét scan các tài liệu, hồ sơ và lập phần mềm quản lý đối với 1.216 biệt thự; đồng thời, số hóa 3D đối với 222 biệt thự thuộc nhóm 1.

Kế hoạch nêu cụ thể về tiến độ thực hiện, triển khai từ năm 2023 đến tháng 6/2025. Trong đó, năm 2023, TP Hà Nội giao cơ quan chức năng tổ chức đăng tải kế hoạch và tổ chức đấu thầu, công bố kết quả lựa chọn nhà thầu. Trên cơ sở dữ liệu, hồ sơ, đơn vị trúng thầu tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu và số hóa 3D đối với 222 biệt thự thuộc nhóm 1 và phần mềm quản lý nhà biệt thự theo đúng các quy định của pháp luật. Các công việc liên quan phải được tổ chức thực hiện xong trước 30/6/2025.

UBND TP Hà Nội giao các sở, ban, ngành TP, đơn vị liên quan tổ chức thực hiện có hiệu quả và có báo cáo định kỳ vào cuối tháng 11 năm 2023, 2024 gửi Sở Xây dựng để tổng hợp báo cáo TP Hà Nội. Trong quá trình triển khai có khó khăn, vướng mắc kịp thời báo cáo để UBND TP Hà Nội xem xét chỉ đạo.
“Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ 4.0 và Hà Nội đang tích cực chuyển đổi số, đưa chuyển đổi số vào quản trị.

Việc số hóa 1.126 biệt thự cũ khá dễ để thực hiện bởi người Pháp đã để lại cho lưu trữ quốc gia gần như đầy đủ các bản vẽ. Có những trường hợp mất bản thiết kế nhưng chúng ta vẫn có thể đo và vẽ lại bởi hiện nay các biệt thự đều đang hiện diện. Đưa số hóa vào quản lý, mỗi lần có vấn đề chỉ cần tra thông tin là có thể dễ dàng kiểm soát” - KTS Phạm Thanh Tùng - Chánh Văn phòng Hội Kiến trúc sư Việt Nam cho hay.