Trình tự, thủ tục ở nhiều khâu thực hiện số hóa giúp cách thức giải quyết, phí và thù lao công chứng, phí chứng thực đều được công khai, minh bạch.
Hiệu quả tích cực
Bộ Tư pháp và UBND các tỉnh, TP trực thuộc T.Ư đều đã công bố bộ TTHC ở cấp T.Ư và cấp tỉnh thuộc phạm vi lĩnh vực công chứng. Ðồng thời thường xuyên thực hiện việc rà soát công bố TTHC, cắt giảm TTHC không cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và DN.
Hiện TP có 122 tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có 10 Phòng công chứng và 112 Văn phòng công chứng với 445 công chứng viên hành nghề. Trong năm 2021, 122 tổ chức hành nghề công chứng đã ký 457.167 hợp đồng, giao dịch; chứng thực 3.575.737 bản sao; chứng thực chữ ký được 65.765 việc; thu hơn 253 tỷ đồng, nộp ngân sách hơn 34 tỷ đồng.
Phòng Quản lý các hoạt động bổ trợ tư pháp – Sở Tư pháp Hà Nội đã tham mưu trả lời các văn bản, đơn thư của các tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng; thực hiện đăng tải 1.216 thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị; giải quyết 105 đơn (kiến nghị, đề nghị) của công dân liên quan đến việc thông tin ngăn chặn; xây dựng dự thảo tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng: Đã tham mưu lãnh đạo Sở trình UBND TP dự thảo Quyết định thay thế Quyết định số 44/2016/QĐ-UBND của UBND TP ban hành quy định về tiêu chí, phương pháp tính điểm và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn TP Hà Nội; tham mưu lãnh đạo Sở trình UBND TP ban hành Kế hoạch số 112/KH-UBND để triển khai thực hiện Nghị quyết 172/NQ-CP của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng trên địa bàn TP.
Thúc đẩy số hóa hoạt động công
Hiện nay, quy trình xử lý hồ sơ công chứng về cơ bản vẫn được thực hiện trên tài liệu giấy và trao đổi trực tiếp giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng. Việc ứng dụng phần mềm máy tính và một số nền tảng giao tiếp mạng xã hội: Zalo, Facebook... được các tổ chức hành nghề vận dụng trong quá trình trao đổi giấy tờ, tài liệu phục vụ việc chuẩn bị hồ sơ công chứng.
Một số tổ chức hành nghề công chứng đã có sự đầu tư vào phần mềm công chứng, chủ động xây dựng giải pháp số hóa hoạt động công chứng, như: Phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng, phần mềm thực hiện quy trình công chứng, soạn thảo văn bản công chứng…
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ số vào hoạt động công chứng còn thiếu đồng bộ về mặt kỹ thuật lập trình, chưa thống nhất về quy trình công chứng điện tử và nhất là thiếu hành lang pháp lý công chứng điện tử.
Ðể đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch chuyển đổi số ngành Tư pháp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 và Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Trong đó, tập trung nghiên cứu, triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về công chứng cho phép liên thông, kết nối với một số CSDL quốc gia quan trọng có liên quan đến hoạt động công chứng, như: CSDL quốc gia về dân cư, CSDL về hộ tịch, CSDL thông tin đất đai;
Kết nối, chia sẻ trên toàn quốc với các CSDL ngành Tư pháp, như: CSDL quốc gia về pháp luật, CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, CSDL điện tử về thi hành án dân sự, từng bước mở dữ liệu của các cơ quan Nhà nước để cung cấp dịch vụ công kịp thời, phục vụ người dân và phát triển kinh tế - xã hội. Ðồng thời số hóa và triển khai thực hiện việc lưu trữ, khai thác văn bản công chứng đã được số hóa; thực hiện công chứng điện tử (công chứng trực tuyến) đối với một số dịch vụ công chứng đơn giản.
Từ năm 2011, trên cơ sở đề nghị của Sở Tư pháp, UBND TP Hà Nội đã phê duyệt, cấp kinh phí để xây dựng phần mềm quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng. Đến nay, 100% tổ chức hành nghề công chứng đã tham gia, cập nhật thường xuyên hợp đồng, giao dịch đã ký công chứng. Sở Tư pháp Hà Nội thường xuyên cập nhật thông tin tham khảo, ngăn chặn giao dịch đối với tài sản phải đăng ký sở hữu, sử dụng theo đúng quy định pháp luật.
