Số hóa toàn diện nền hành chính công

Xử lý nghiêm nếu yêu cầu nộp bản giấy không cần thiết

Nhằm thực hiện triệt để chủ trương “chuyển đổi số toàn diện” trong hoạt động của chính quyền, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, DN và bảo đảm nguyên tắc "Không giấy tờ - Không tiếp xúc - Toàn trình - Liền mạch”, Chủ tịch UBND TP đã ký ban hành Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 29/4/2025 về việc sử dụng hồ sơ điện tử trên địa bàn TP. Trong đó, yêu cầu giám đốc, thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã, cơ quan, đơn vị, đoàn thể, tổ chức thuộc TP thực hiện nguyên tắc chung: mọi thủ tục, giao dịch giữa cơ quan nhà nước với cá nhân, tổ chức phải được thực hiện trên môi trường số; ưu tiên phương thức trực tuyến toàn trình, giảm tối đa hồ sơ giấy và tiếp xúc trực tiếp.

Đặc biệt, tuyệt đối cán bộ không được yêu cầu nộp lại hồ sơ giấy nếu đã có bản điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật, không để phát sinh đồng thời 2 quy trình xử lý (điện tử và giấy) cho cùng một thủ tục hành chính (TTHC) hoặc một hồ sơ; phải thừa nhận giá trị pháp lý và sử dụng hồ sơ điện tử trong toàn bộ quy trình giải quyết TTHC, TTHC nội bộ, các giao dịch khác.

Về tiếp nhận hồ sơ, 100% hồ sơ đầu vào phải được số hóa, ký số theo quy định ngay tại thời điểm tiếp nhận, trừ trường hợp không thể số hóa do đặc thù. Hồ sơ điện tử phải được sử dụng ngay để giải quyết công việc, không được trì hoãn chờ bản giấy; thời gian xử lý tính từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ. Cùng đó, 100% kết quả giải quyết TTHC phải được cấp và trả dưới dạng bản điện tử có ký số hợp lệ. Trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc cấp bản giấy thì bản giấy phải được số hóa, ký số để chuyển sang bản điện tử nhằm lưu trữ, sử dụng theo quy định.

UBND TP nêu rõ, người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND TP về việc triển khai Chỉ thị; Trung tâm Phục vụ hành chính công TP chủ trì đề xuất phương án chính thức thừa nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử được ký số bởi cá nhân, tổ chức cung cấp; thúc đẩy hậu kiểm thay cho tiền kiểm. Toàn TP tăng cường kiểm tra, giám sát, xử lý nghiêm cơ quan, tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm chỉ đạo, gây cản trở tiến trình chuyển đổi số, tái diễn tình trạng yêu cầu nộp bản giấy không cần thiết; các cơ quan, đơn vị, DN, người dân tích cực tham gia, giám sát quá trình triển khai.

Chuyển đổi số: quyết tâm chuyển từ “khuyến khích” sang “bắt buộc”

Thực tế, định hướng xây dựng nền hành chính không giấy tờ đã thể hiện rõ trong Quyết định 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến 2030; Quyết định 06/QĐ-TTg ngày 6/1/2022 phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia… Bám sát tinh thần này, Hà Nội đã ban hành nhiều chương trình, kế hoạch hành động nhằm số hóa hoạt động quản lý, điều hành và cung cấp dịch vụ công (DVC), trong đó năm 2023 triển khai rộng rãi Cổng DVC trực tuyến, ứng dụng ký số cho cán bộ công chức, phát hành văn bản điện tử liên thông giữa các cấp...

Nhằm chấm dứt tình trạng “nửa số - nửa giấy” vốn gây nhiễu và thiếu nhất quán trong quản lý hành chính, điểm mới của Chỉ thị 08/CT-UBND là nhấn mạnh việc thừa nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử, tuyệt đối không yêu cầu nộp lại bản giấy nếu đã có bản điện tử hợp lệ, nghiêm cấm vận hành đồng thời quy trình giấy và điện tử cho cùng một TTHC. Hồ sơ điện tử hợp lệ được sử dụng xuyên suốt từ khâu tiếp nhận, xử lý đến trả kết quả.

Đáng chú ý, người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch TP nếu để xảy ra tình trạng yêu cầu nộp hồ sơ giấy không cần thiết, hoặc trì hoãn không lý do việc sử dụng hồ sơ điện tử. Đây chính là thông điệp mạnh mẽ về quyết tâm "chuyển từ khuyến khích sang bắt buộc" trong thực hiện chuyển đổi số.

Cán bộ, công chức cho rằng, việc Chủ tịch UBND TP ban hành Chỉ thị 08/CT-UBND chính là bước đi cụ thể tiếp theo trong tiến trình xây dựng nền hành chính hiện đại, công khai, minh bạch và không giấy tờ- được TP xác định là nhiệm vụ trọng tâm nhiều năm gần đây. Đặc biệt, việc yêu cầu sử dụng toàn diện hồ sơ điện tử hứa hẹn chấm dứt tình trạng xếp hàng chờ làm TTHC.

Trong bối cảnh Hà Nội đang nỗ lực tạo hình mẫu về chuyển đổi số trong khối hành chính công, Chỉ thị này không chỉ là văn bản hành chính mà còn là lời cam kết của chính quyền TP với Nhân dân về xây dựng một hệ thống hành chính hiện đại, liêm chính, vì dân. Ứng dụng hồ sơ điện tử vừa tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí cho cán bộ, người dân, vừa giúp cơ quan Nhà nước vận hành hiệu quả hơn, nâng cao năng lực quản trị và công vụ.

Đã có thâm niên thực hiện việc tiếp nhận giải quyết hồ sơ hành chính, bà Nguyễn Thu Hương- cán bộ Trung tâm phục vụ hành chính công TP Hà Nội (chi nhánh số 4) chia sẻ, trong xu hướng chuyển đổi số, với Chỉ thị mang tính mệnh lệnh này, người dân sẽ có ý thức phải cập nhật thông tin cá nhân lên môi trường điện tử; cán bộ, công chức thuận tiện trong lưu trữ hồ sơ, nhất là không phải tiếp xúc với công dân, tránh những phiền hà nhũng nhiễu.

Về quy định “100% hồ sơ đầu vào được số hóa, ký số ngay tại thời điểm tiếp nhận” nêu trong Chỉ thị, theo bà Hương, mọi điểm bưu điện hay tiếp nhận của Mobifone đều hỗ trợ số hóa hồ sơ cho người dân. Công dân cũng có thể đến Trung tâm phục vụ hành chính công sẽ được cán bộ hỗ trợ số hóa mọi giấy tờ không giới hạn, từ đó sử dụng để nộp hồ sơ hành chính sau này mà không cần mang bản giấy đến.

Tuy nhiên, để người dân tuyệt đối “không phải nộp lại bản giấy nếu đã có bản điện tử hợp lệ”, bà Nguyễn Thu Hương đề xuất phải thực hiện được việc liên thông, chia sẻ cơ sở dữ liệu giữa các cơ quan hành chính liên quan nhau. Tức là bảo đảm “đầu vào” ở cơ quan, ở cán bộ nào cũng được thực hiện chỉn chu và làm tốt việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan phối hợp nhau.

Còn theo Trưởng phòng Nội vụ quận Long Biên Nguyễn Thị Thu Hằng, Chỉ thị 08/CT-UBND hướng tới phục vụ người dân và DN tốt hơn, đặc biệt trong thực hiện DVC quốc gia, giảm tải phải đi lại, chờ đợi làm TTHC tại trụ sở. Chỉ thị còn giúp tiết kiệm chi phí hành chính vì giảm tải đáng kể lượng giấy tờ trùng lặp được lưu trữ ở nhiều khâu, nhiều hồ sơ. "Nhiều quận, huyện, sở, ngành đã chủ động thực hiện chữ ký số, chứng thực điện tử, tiếp nhận và sử dụng văn bản điện tử…, song Chỉ thị 08/CT-UBND chính là một mệnh lệnh hành chính, đưa ra thông điệp rõ ràng, yêu cầu đồng bộ mọi địa phương, đơn vị thực hiện nghiêm nội dung chuyển đổi số một cách nhất quán, áp dụng bắt buộc với 100% hồ sơ (trừ trường hợp đặc thù). Do vậy, mọi cơ quan hành chính sẽ phải rà soát để cùng triển khai, cũng góp phần thực hiện tốt Chỉ thị 24 của Thành ủy về kỷ cương hành chính”- bà Hằng nhận định.

Để thực hiện tốt Chỉ thị 08/CT-UBND, Trưởng phòng Nội vụ quận Long Biên đề nghị có đôn đốc, kiểm soát từ Trung tâm Phục vụ hành chính công TP; tại các cơ quan hành chính có kiểm soát từ khâu Văn thư và kế hoạch tự kiểm tra, đánh giá, tăng cường kiểm tra công vụ. Qua phản ánh của người dân thực hiện TTHC, cán bộ, công chức cũng nắm bắt được ở khâu, thủ tục nào cần thay đổi cách thực hiện cho phù hợp.