Triển khai Đề án Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan

Theo đó, Kế hoạch nhằm mục đích số hóa, kết hợp với sắp xếp lại hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc dừng hoạt động cơ quan cấp huyện, sáp nhập cơ quan cấp xã theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể, đảm bảo dữ liệu được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng; nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành thông qua việc không sử dụng hồ sơ giấy, tích hợp AI, khai thác và sử dụng dữ liệu dễ dàng; tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử, đô thị thông minh, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội một cách nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch. Để triển khai Đề án đạt hiệu quả đáp ứng mục tiêu đề ra, UBND Thành phố yêu cầu thực hiện các nội dung sau:

Trong năm 2025 tập trung chỉnh lý, số hóa tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của hồ sơ đã chỉnh lý, sẽ chỉnh lý và kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực của cơ quan Đảng và chính quyền cấp huyện; cơ quan Đảng và chính quyền cấp xã. Đồng thời, xây dựng kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung: Kho cơ sở dữ liệu dùng chung theo Đề án chứa các dữ liệu phát sinh từ nguồn văn bản trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; bao gồm các văn bản trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ được số hóa để tạo lập dữ liệu, trong hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, trong các hệ thống dữ liệu chuyên ngành, và các hệ thống quản lý văn bản, điều hành khác. Theo đó, để phân biệt với các cơ sở dữ liệu khác, sẽ điều chỉnh tên thành "Kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung".

Trong năm 2026, chỉnh lý, số hóa 03 ưu tiên còn lại tại Mục 1 Phần V Đề án được phê duyệt kèm theo Quyết định 2112/QĐ-UBND của UBND Thành phố và các nhóm tài liệu còn lại sau quá trình thi công trong năm 2025 của ưu tiên 1 và ưu tiên 2 theo Đề án; hoàn thiện, phát triển kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung về mặt cấu trúc, thiết kế, tính năng, nguồn dữ liệu và các khía cạnh khác.

Đối với hạng mục chỉnh lý, số hóa tài liệu cấp huyện, cấp xã sẽ gồm các giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư thì Trung tâm Phục vụ hành chính công lựa chọn đơn vị tư vấn lập thuyết minh và dự toán chi tiết hoàn thành ngày 18/6/2025; lập thuyết minh và dự toán chi tiết ngày 20/6/2025; thẩm định, phê duyệt thuyết minh và dự toán chi tiết ngày 25/6/2025; Giai đoạn thực hiện đầu tư: Trung tâm Phục vụ hành chính công phối hợp với ơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành trước 31/7/2025; phối hợp Công an Thành phố, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Sở Nội vụ chuẩn bị các điều kiện bảo đảm an ninh trật tự, an toàn tài liệu trước 31/7/2025; phối hợp cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành bàn giao tài liệu cơ quan cấp xã trước 15/8/2025...

Giai đoạn thi công: Trung tâm Phục vụ hành chính công và nhà thầu thi công phối hợp với cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành thi công hoàn thành hạng mục chỉnh lý tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện dừng hoạt động tháng 11/2025; tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã tháng 12/2025...

Đối với hạng mục xây dựng Kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung, giao Trung tâm Phục vụ hành chính công triển khai và tiến hành các thủ tục đầu tư theo quy định, bảo đảm hiệu quả, hoàn thành trong năm 2025 và chính thức đưa vào sử dụng từ tháng 02/2026.

UBND Thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố là cơ quan thường trực, giúp UBND Thành phố trong việc tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này; đồng thời, chủ trì xây dựng quy trình triển khai các hạng mục trong Kế hoạch.

Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì thẩm định phương án kỹ thuật, công nghệ; đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (có thể mở rộng) đáp ứng yêu cầu cài đặt kho và lưu trữ dữ liệu được tạo lập theo Kế hoạch này;

Sở Tài chính trên cơ sở đề xuất của Trung tâm Phục vụ hành chính công, tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch từ nguồn ngân sách Thành phố theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các quy định hiện hành.

Sở Nội vụ bao gồm Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Sở chủ trì hướng dẫn cơ quan, đơn vị có thẩm quyền lập danh mục tài liệu cần số hóa theo quy định; phối hợp, hướng dẫn các vấn đề về quy trình thực hiện, tiêu chuẩn cần đáp ứng trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu.

Công an Thành phố: Chủ trì kiểm tra, hướng dẫn đảm bảo các nội dung liên quan đến an ninh, an toàn, bảo mật trong quá trình triển khai nhiệm vụ tại Kế hoạch.

Các quận, huyện, thị ủy; UBND quận, huyện, thị xã (trước khi dừng hoạt động): Chủ trì bố trí mặt bằng đáp ứng yêu cầu triển khai Kế hoạch này theo đề xuất của Trung tâm Phục vụ hành chính công (dự kiến 1-2 điểm thi công trên một huyện với tổng diện tích khoảng 1.000 m2); thực hiện bàn giao đầy đủ tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền tiếp quản theo quy định…