Các số liệu cập nhật về tài liệu Hán Nôm trước vào sau khi bàn giao cho VNCHN cho thấy:
- Có 238 quyển sách mất trước khi VNCHN nhận bàn giao năm 1983, không thuộc trách nhiệm quản lí của VNCHN.
- Có 123 quyển sách mất/thất lạc tại VNCHN kể từ thời điểm bàn giao năm 1983 đến nay, thuộc trách nhiệm quản lí của VNCHN. Trong số này, ngoài 2 sách đã có “phiếu ma” (phiếu ghi thông tin mất sách, đặt tại vị trí của sách trên giá) tại Phòng Bảo quản xác định thời điểm mất (1986) từ khi Viện mới nhận bàn giao; số 121 sách còn lại, căn cứ theo giấy tờ ghi chép và tình hình thực tế, có dấu hiệu đã mất/thất lạc từ trước năm 1997 đến giữa năm 2020, được phát hiện mất/thất lạc trong đợt kiểm kê, rà soát năm 2022-2023.
Có 2 nguyên nhân dẫn tới tình trạng trên là do mất/thất lạc và hư hại. Trong đó, nguyên nhân mất/thất lạc do có sự lẫn lộn trong kho sưu tầm.
“Vì trong quá trình thực hiện nghiệp vụ bảo quản và tu bổ kéo dài nhiều năm đối với số lượng tài liệu lớn, lại ở một không gian kho nhỏ, thiếu giá để sách, khiến cho kho ST bị phân tán, các kí hiệu sách không liền mạch, không được đặt tại một khu vực cố định riêng, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát; Quá trình kiểm kê và bàn giao kho ST trong các năm 2005 và 2013 không đảm bảo đúng quy trình, vì không đánh dấu vào sổ đăng kí cá biệt; Người được giao quản lí chìa khoá kho sách đã thiếu chặt chẽ trong việc phân quyền đóng mở cửa kho” – thông báo nêu rõ.
Nguyên nhân hưu hại từ yếu tố khách quan do: “Theo thời gian, tất cả các tài liệu giấy đều có sự xuống cấp, hư hại một cách tự nhiên. Ngay từ khi nhập kho, không phải tài liệu nào cũng đã ở trong tình trạng tốt, mà phần lớn là các tài liệu giấy cũ, bị quăn mép, rách, mối mọt một phần hoặc nhiều phần.
Kho bảo quản tại VNCHN sử dụng từ đầu thập niên 1990, đến nay đã không còn đáp ứng được yêu cầu bảo quản tài liệu. Mặc dù VNCHN, với sự chỉ đạo và hỗ trợ từ Viện Hàn lâm, đã tích cực sửa chữa, nhưng chỉ là những sửa chữa nhỏ, nhưng không thể bù đắp được những hư hại lớn về cơ sở vật chất và sự lạc hậu về công nghệ bảo quản” – thông báo nêu.
Hiện nay VNCHN đang tổ chức xác định trách nhiệm liên quan. Cơ quan công an đang điều tra làm rõ sự việc với các sách đã báo mất.
