Công chứng điện tử toàn trình giúp tiết kiệm hàng trăm tỷ mỗi năm

Chữ ký số và dịch vụ tin cậy – nền tảng pháp lý của công chứng điện tử

Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, công chứng điện tử được coi là một mắt xích quan trọng để xây dựng hạ tầng pháp lý – kỹ thuật cho nền kinh tế số. Chữ ký số, dấu thời gian và dịch vụ tin cậy không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là cơ sở để mọi văn bản điện tử được pháp luật thừa nhận, thay thế hiệu quả phương thức công chứng truyền thống.

Theo bà Tô Thị Thu Hương - Giám đốc Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC, Bộ KH&CN): “Trong kỷ nguyên dữ liệu và giao dịch số, niềm tin số là điều kiện tiên quyết. Chữ ký số và các dịch vụ tin cậy không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà còn là nền tảng bảo đảm an toàn trong giao dịch điện tử, định hình kinh tế số, chính phủ số và xã hội số”.

Luật Giao dịch điện tử 2023 nêu rõ, chữ ký số là loại chữ ký điện tử duy nhất được công nhận có độ tin cậy cao nhất, bảo đảm 3 yếu tố: xác thực danh tính, toàn vẹn dữ liệu, chống chối bỏ. Đây chính là “trụ cột pháp lý” giúp văn bản công chứng điện tử có giá trị tương đương văn bản giấy.

Đặc biệt, việc tích hợp dấu thời gian trong công chứng điện tử cũng giúp minh bạch hóa thời điểm giao dịch có hiệu lực, hạn chế các tranh chấp về hiệu lực pháp lý từng xảy ra trong công chứng truyền thống.

Bà Nguyễn Thị Thơ - Phó Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam khẳng định: “Hiệp hội sẽ đồng hành với NEAC trong việc đào tạo, tập huấn công nghệ số cho công chứng viên, đồng thời nâng cao nhận thức xã hội về giá trị và sự cần thiết của công chứng điện tử”.

Giải pháp toàn trình: từ số hóa hồ sơ đến ký số trực tuyến

Cả nước hiện có 1.439 tổ chức hành nghề công chứng, trong đó hơn 1.333 là tư nhân, xử lý khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm.

Tuy nhiên, như ông Nguyễn Quang Bình - Giám đốc kinh doanh BKAV chỉ rõ, đa số quy trình vẫn làm thủ công, gây quá tải, tốn kém thời gian và tiềm ẩn rủi ro giả mạo hồ sơ. Để khắc phục, BKAV đưa ra giải pháp HubCA – nền tảng ký số tập trung, tích hợp một lần nhưng dùng được toàn bộ dịch vụ CA và TSA, tiết kiệm nguồn lực xã hội và tạo sự đồng bộ.

Trong khi đó, nền tảng eNotaryID vận hành với 5 nguyên tắc: Pháp lý hóa – Tin cậy – Liên thông – Thân thiện – Tiện dụng. Điểm nổi bật của eNotaryID là khả năng xác thực căn cước công dân gắn chip qua VNeID, đối chiếu sinh trắc học bằng Face Match, Liveness Detection và thậm chí cấp phát chữ ký số tức thời cho người dân ngay trên ứng dụng.

Theo bà Kiều Thúy Hương - Giám đốc Dự án Hilo CA, đây là bước tiến giúp công chứng viên và đương sự có thể ký hợp đồng điện tử mọi lúc, mọi nơi mà vẫn bảo đảm giá trị pháp lý.

Nhấn mạnh đến giải pháp CENM – công chứng điện tử toàn trình, ông Đỗ Quang Yên - Giám đốc giải pháp Tổng Công ty Công nghệ và Giải pháp CMC nhấn mạnh, giải pháp này không chỉ số hóa quy trình mà còn bổ sung các mô-đun đặc biệt: Ngăn chặn và cảnh báo các trường hợp tranh chấp bất động sản hoặc giấy tờ giả; Video call để lưu bằng chứng giao dịch trực tuyến, đảm bảo minh bạch; Soạn thảo và ký số trực tuyến, tích hợp QR Code để tra cứu tính xác thực; Cấp chứng thư số tức thời cho đương sự bằng VNeID hoặc eKYC.

Ông Yên khẳng định: “CENM không chỉ là phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ, mà là một nền tảng pháp lý – công nghệ, giúp minh bạch hóa giao dịch, kết nối dữ liệu công chứng với đất đai, ngân hàng, thuế, từ đó góp phần cải cách hành chính mạnh mẽ”.

Thách thức triển khai và động lực cải cách hành chính

Dù hành lang pháp lý và công nghệ đã hình thành, song thực tiễn triển khai công chứng điện tử trên phạm vi cả nước vẫn còn nhiều thách thức. Một bộ phận công chứng viên, đặc biệt là những người hành nghề lâu năm vẫn e ngại công nghệ mới, chưa quen với khái niệm chữ ký số, bản sao điện tử hay giá trị pháp lý của hợp đồng công chứng trực tuyến.

Hạ tầng dữ liệu liên thông giữa công chứng – đất đai – dân cư – ngân hàng cũng chưa đồng bộ. Không ít hồ sơ hiện vẫn phải nộp kèm bản giấy để đối chiếu, làm chậm quá trình số hóa toàn diện. Bên cạnh đó, thói quen sử dụng văn bản giấy của người dân và doanh nghiệp chưa dễ dàng thay đổi, đòi hỏi một chiến dịch truyền thông và tập huấn rộng khắp.

Tuy nhiên, lợi ích của công chứng điện tử là rõ ràng. Với hơn 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm, nếu toàn bộ được số hóa và xử lý trực tuyến, xã hội có thể tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng chi phí in ấn, lưu trữ và đi lại. Quan trọng hơn, dữ liệu công chứng điện tử tập trung, được ký số và xác thực, giúp cơ quan quản lý dễ dàng giám sát, ngăn ngừa rủi ro và minh bạch hóa giao dịch.

Đây chính là động lực để công chứng điện tử trở thành bước ngoặt trong cải cách hành chính, giảm gánh nặng thủ tục cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời tạo hạ tầng pháp lý – công nghệ vững chắc cho nền kinh tế số và Chính phủ số mà Việt Nam đang hướng tới.

Công chứng điện tử toàn trình đang mở ra một chương mới cho lĩnh vực công chứng Việt Nam. Từ chữ ký số, dịch vụ tin cậy đến các giải pháp công nghệ tiên tiến như HubCA, eNotaryID, CENM, công chứng không chỉ là một thủ tục tư pháp, mà đã trở thành một mắt xích trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia.

Với tiềm năng tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng mỗi năm và vai trò then chốt trong cải cách thủ tục hành chính, công chứng điện tử không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, mà còn thúc đẩy niềm tin số, hỗ trợ phát triển kinh tế số và xã hội số. Đây chính là minh chứng sinh động cho việc chuyển đổi số trong công chứng là động lực cải cách hành chính và phát triển kinh tế số bền vững của đất nước.