Hà Nội ban hành quy chế chuyển nhận văn bản điện tử với doanh nghiệp

Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trương Việt Dũng đã ký ban hành Quyết định số 5913/QĐ-UBND ngày 22-10-2026 về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội (Hệ thống CNVB).

Quy chế gồm 4 chương, 27 điều, quy định nguyên tắc, phương thức, quy trình nghiệp vụ và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quản lý, vận hành, khai thác hệ thống. Các nội dung chính gồm khởi tạo, đăng ký, xác thực tài khoản pháp nhân trên môi trường điện tử; phân quyền, quản trị người dùng; tiếp nhận, xử lý, phát hành và trả lời văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp.

Đối tượng áp dụng gồm UBND thành phố, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị trực thuộc, UBND các xã, phường và các cơ quan Trung ương, đơn vị ngành dọc có tham gia kết nối, gửi, nhận văn bản qua hệ thống. Các tổ chức, doanh nghiệp giao dịch hành chính, trao đổi văn bản điện tử với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội cũng thuộc phạm vi áp dụng khi đã hoàn tất định danh, xác thực bằng chữ ký số. Cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ xử lý văn bản và người đại diện hoặc cá nhân được ủy quyền của tổ chức, doanh nghiệp thực hiện giao dịch trên hệ thống cũng phải tuân thủ quy chế.

Theo quy định, việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử phải tuân thủ pháp luật về văn thư, lưu trữ, giao dịch điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân và bí mật nhà nước. Hệ thống CNVB không được thiết lập để truyền đưa, tiếp nhận, xử lý hoặc phát hành văn bản, hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Để kích hoạt tài khoản và thực hiện các chức năng gửi, nhận, trả lời văn bản, tổ chức, doanh nghiệp phải hoàn thành quy trình định danh, xác thực bằng chữ ký số hợp lệ. Thành phố ưu tiên tự động khai thác, tái sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, cơ sở dữ liệu của thành phố và các hệ thống đã kết nối, chia sẻ; chỉ yêu cầu bổ sung thông tin chưa có hoặc chưa thể tự động khai thác, xác thực theo quy định.

Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Hệ thống CNVB được thực hiện qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu thành phố (LGSP). Văn bản điện tử gửi, nhận phải có mã định danh, trạng thái xử lý, nhật ký giao dịch và khả năng truy vết trong suốt quá trình thực hiện.

Quy chế cũng yêu cầu bảo mật thông tin tài khoản, mật khẩu và dữ liệu trao đổi hợp pháp; nghiêm cấm chia sẻ tài khoản hoặc sử dụng công cụ trái phép can thiệp vào hệ thống. Hệ thống bắt buộc tích hợp giải pháp phòng ngừa thất thoát dữ liệu, quét tự động mã độc, từ khóa định danh độ mật và bước xác nhận văn bản không chứa bí mật nhà nước trước khi gửi.

Đáng chú ý, mọi thao tác thụ lý, phân công, trình ký và ban hành văn bản phúc đáp của công chức chỉ thực hiện trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hiện tại của thành phố. Hệ thống này tự động chuyển kết quả ký số sang Hệ thống CNVB để trả cho doanh nghiệp qua Trục LGSP. Quy định nhằm tránh yêu cầu cán bộ, công chức đăng nhập riêng vào Hệ thống CNVB để duyệt hoặc nhập dữ liệu thủ công lần hai, hạn chế phát sinh khối lượng công việc và nguy cơ chậm trễ hồ sơ.

Hệ thống CNVB không thay thế hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, hệ thống tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo và các hệ thống thông tin chuyên ngành khác. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu chỉ phục vụ trao đổi, thông báo, tra cứu theo quy định, không làm thay đổi quy trình, thẩm quyền, thời hạn và giá trị pháp lý của giao dịch trên các hệ thống chuyên ngành.