Hà Nội lập đề án số hóa tài liệu của các cơ quan trên địa bàn thành phố

Chiều 3/4, trình bày báo cáo về việc triển khai số hóa tài liệu của các cơ quan trên địa bàn TP Hà Nội tại Hội nghị giao ban Quý I/2025 của Thường trực Thành ủy - HĐND - UBND TP với lãnh đạo quận, huyện, thị xã, Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công TP Cù Ngọc Trang cho biết, Đảng ủy UBND TP Hà Nội đã chỉ đạo Trung tâm lập Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu của các cơ quan trên địa bàn TP Hà Nội”...

Theo Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công TP Cù Ngọc Trang, qua khảo sát sơ bộ công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại một số đơn vị cho thấy tài liệu nhiều, hồ sơ phần lớn vẫn được bảo quản trong các tủ sắt đặt tại phòng làm việc. Điều kiện cơ sở vật chất hạn chế, hầu hết các đơn vị chưa bố trí được phòng, kho hoặc bộ phận lưu trữ đảm bảo.

Việc này dẫn đến tình trạng tài liệu bị xuống cấp, khó tập hợp, hệ thống hóa tài liệu, mất nhiều thời gian tra tìm. Hiện nay, việc quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu vẫn sử dụng cách thức truyền thống bằng sổ sách, giấy tờ và theo các danh mục được lập thủ công. Tài liệu của các đơn vị hầu hết chưa được lập thành hồ sơ, không được sắp xếp đúng quy định nghiệp vụ, không xác định giá trị tài liệu trước khi lưu trữ.

Tình trạng tại từng cấp như sau: tại cấp TP, nhìn chung tài liệu được quan tâm chỉnh lý và số hóa một khối lượng nhất định. Tại cấp huyện, tài liệu lưu trữ phần lớn chưa được chỉnh lý hoặc đã được chỉnh lý một phần nhưng chất lượng chỉnh lý còn hạn chế, một số đơn vị đã triển khai số hóa một phần. Tại cấp xã, phần lớn tài liệu được đặt hỗn hợp tại các kho, chưa có sự phân loại, chưa được chỉnh lý và số hóa do thiếu nhân sự chuyên trách về lưu trữ. Hiện tại Hà Nội chưa có cơ sở dữ liệu dùng chung.

Thực hiện các chỉ đạo của T.Ư và Thành ủy Hà Nội, Đảng ủy UBND TP Hà Nội đã chỉ đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công lập Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu của các cơ quan trên địa bàn TP Hà Nội”. Mục tiêu đề ra số hóa kết hợp với sắp xếp lại hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc bỏ cấp huyện, sáp nhập xã theo tiến độ tại Kết luận số 127-KL/TW.

Đồng thời, hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể trên địa bàn TP, đảm bảo dữ liệu được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng. Nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành. Tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử, đô thị thông minh, phục vụ người dân, DN và xã hội.

Việc số hóa tài liệu được chia làm 2 giai đoạn. Giai đoạn 1 sẽ số hóa tài liệu của cơ quan trên địa bàn TP gồm 5 ưu tiên (Ưu tiên 1: chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp huyện. Ưu tiên 2: chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp xã. Ưu tiên 3: chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng cấp TP. Ưu tiên 4: chỉnh lý, số hóa tài liệu khối chính quyền cấp TP. Ưu tiên 5: chỉnh lý, số hóa tài liệu khối đoàn thể của 3 cấp).

Phục vụ tính cấp bách của việc sắp xếp lại các cơ quan cấp huyện, cấp xã theo Kết luận số 127-KL/TW, trong giai đoạn trước 30/6/2025, Đề án sẽ tập trung triển khai các ưu tiên 1 và ưu tiên 2. Đối với các ưu tiên còn lại, TP giao Trung tâm Phục vụ hành chính công xây dựng kế hoạch triển khai tập trung, chi tiết. Còn Giai đoạn 2: xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung TP, trong đó, một số nội dung sẽ được thực hiện song song với Giai đoạn 1.

Về đối tượng số hóa (trong giai đoạn trước 30/6/2025) gồm: số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể của cấp huyện và cấp xã trên địa bàn TP Hà Nội có giá trị lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên tái sử dụng. Đối với các tài liệu đã số hóa, đã đảm bảo chất lượng theo quy định, sẽ đồng bộ dữ liệu, không số hóa lại, tránh lãng phí thời gian và ngân sách.

Đối với các tài liệu đã chỉnh lý, đã đảm bảo chất lượng theo quy định, sẽ tiến hành số hóa, không chỉnh lý lại. Đối với các tài liệu đã chỉnh lý, nhưng chưa đảm bảo chất lượng, gây khó khăn cho quá trình số hóa, sẽ tiến hành chỉnh lý lại nhưng áp dụng đơn giá thấp hơn. Đối với các tài liệu còn lại, sau khi được chỉnh lý, sẽ được bàn giao cho đơn vị có thẩm quyền quản lý (sau khi sắp xếp đơn vị hành chính) để tiếp tục lưu trữ.

Về khối lượng chỉnh lý, số hóa, tổng tài liệu ước tính cần chỉnh lý ở cấp huyện, xã trên địa bàn TP là 68.866,4m (cấp huyện 12.900m và cấp xã 55.966,4m). Trong giai đoạn từ nay đến trước 30/6/2025, đề xuất ưu tiên thực hiện số hóa đối với các tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn và các tài liệu thường xuyên tái sử dụng tại khối Đảng và chính quyền của cấp huyện và cấp xã để phục vụ trực tiếp cho việc triển khai Kết luận số 127-KL/TW ước tính chiếm khoảng 25% khối lượng thô và 5% khối lượng đã chỉnh lý.

Theo đó, tổng tài liệu cần số hóa ở cấp huyện, xã trên địa bàn TP là 94.418.400 trang A4 (cấp huyện 20.962.500 trang A4 và cấp xã 73.455.900 trang A4). Trong đó, tổng của các cơ quan khối Đảng và Đoàn thể là 23.588.400 trang A4; khối chính quyền là 70.830.000 trang A4. Thành phố Hà Nội bố trí ngân sách chi thường xuyên và huy động nguồn xã hội hóa để thực hiện. ba