Công ty Mycroft của Hàn Quốc (giám đốc HyukSoo Choi) đã phát triển công cụ cộng tác dạng dự án đầu tiên của Hàn Quốc và chính thức ra mắt thị trường Việt Nam vào ngày 23 tháng 6.
“Công cụ cộng tác dạng dự án” ( Task management software ) là công cụ cộng tác được phát triển với tiêu điểm tập trung quản lý công việc và đạt mục đích kinh doanh một cách hiệu quả bằng cách nâng cao năng suất công việc. Khác với công cụ cộng tác dạng thảo luận ( Communication software ) tập trung hướng tới thuận tiện và đễ dàng thảo luận cho những thành viên tham gia công việc. Có thể thấy, thị trường Việt Nam cũng đang được phân hoá rõ rệt giữa thị trường công cụ cộng tác dạng thảo luận và thị trường công cụ cộng tác dạng dự án.
Tầm quan trọng của phần mềm cộng tác quản lý công việc
Đại dịch Covid-19 kéo dài, thị trường công cụ cộng tác đã cho thấy sự phát triển không ngừng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao về giao tiếp hiệu quả.
Thế nhưng nhiều cơ quan sử dụng với cường độ cao dẫn đến nhiều hạn chế của công cụ cộng tác thảo luận. Một trong những hạn chế đáng kể nhất là “quá tải cộng tác”. Quá tải cộng tác là hiện tượng trao đổi tin nhắn và email quá nhiều, khiến giảm sự tập trung và năng suất làm việc. Ngày nay, việc giao tiếp quá mức rất dễ dẫn đến những tình huống trớ trêu làm giảm hiệu suất trong công việc. (Ví dụ như trường hợp của “Slack”).
Vào tháng 6 năm 2018, một công ty sử dụng công cụ “Slack” đã trải qua một sự cố ngoài ý muốn: không thể dùng Slack trong suốt 3 giờ đồng hồ do gặp vấn đề về mạng.
Trái ngược với suy nghĩ của nhiều người, một cuộc điều tra chuyên sâu cho thấy năng suất làm việc của công ty này trong suốt 3 giờ đó cao hơn những thời điểm khác khi họ sử dụng Slack.
Khi mà sự “quá tải cộng tác” được chú ý nhiều, xu hướng của thị trường công cụ cộng tác toàn cầu là tìm ra giải pháp cho vấn đề này. Và chìa khóa để ngăn sự “quá tải cộng tác” nằm ở Rocket Work – một phần mềm cộng tác quản lý công việc được phát triển tích hợp bởi Mycroft Hàn Quốc.
Với 3 năm nghiên cứu và phát triển sâu rộng, Mycroft đã cho ra đời một phần mềm tích hợp công cụ cộng tác mang tính đổi mới không chỉ cho thị trường Hàn Quốc mà cả thị trường quốc tế. Phần mềm quản lý công việc và cộng tác Rocket Work được kì vọng đem đến tiềm năng to lớn bởi nó hoàn toàn phù hợp với xu hướng toàn cầu hiện nay – chuyển dịch trực tuyến – chuyển đổi số - và đặc biệt là giảm thiểu quá tải cộng tác. Giám đốc Mycroft rất vui khi được giới thiệu tới khách hàng Việt Nam về Rocket Work với mong muốn sản phẩm có thể góp phần làm bước đệm giúp doanh nghiệp Việt Nam đạt năng lực cạnh tranh kinh doanh trong bối cảnh chuyển đổi số.
Vậy điều gì khiến Rocket Work trở nên khác biệt với các công cụ cộng tác khác? Nó có những tính năng đặc trưng nào?
Một trong những tính năng chính của Rocket Work đó là “kênh công việc”, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về toàn bộ công việc đang diễn ra trong công ty hoặc tổ chức. Bằng cách áp dụng lý thuyết chuỗi giá trị (Value Chain), Rocket Work cho phép người dùng sắp xếp toàn bộ công việc theo phân mục công việc chính và công việc phụ, giúp trực quan hóa quy trình quản lý công việc và để người dùng quan sát được các hành động của cơ quan, tổ chức, từ đó đạt được những mục tiêu cụ thể.
Các công cụ cộng tác khác tại Hàn Quốc cung cấp các chứng năng tương tự về tổng quan công việc, nhưng được thực hiện bằng cách hiển thị tất cả các đề mục công việc cùng với nhau thay vì phân cấp chúng thành từng mục việc chính và việc phụ dựa trên mức độ ưu tiên nhằm quản lý công việc một cách hiệu quả. Vì lí do này, các công việc không được kết nối chặt chẽ với nhau, và người dùng cuối cùng không biết mục đích công việc họ đang làm là gì, việc nào quan trọng nhất và việc gì họ sẽ phải làm tiếp theo. Từ đó dẫn đến việc trao đổi tin nhắn không cần thiết giữa các đồng nghiệp chỉ để cập nhật liên tục về các việc họ đang làm.
Một tính năng quan trọng khác của Rocket Work đó là “Bảng” và “Thẻ” giúp sắp xếp tất cả các đầu việc liên quan trong cùng một công việc lại với nhau.
Nhìn vào bảng dưới đây, có thể thấy các đầu việc được sắp xếp vào từng bảng khác nhau và các bảng kết nối tới mục đích lớn hơn của từng dự án. Người quản lý có thể thiết kế các bảng công việc và chia đầu việc thành các thẻ. Từ đó, chỉ cần nhìn vào bảng và thẻ công việc, nhân viên hoàn toàn có thể nắm được tất cả các việc họ phải làm, hiểu được tại sao họ phải làm các công việc đó và mục đích thực hiện các công việc đó là gì.
Thêm vào đó, người quản lý có thể mời các thành viên bên ngoài vào nhóm. Sau khi gửi lời mời, các bảng và thẻ công việc sẽ tự động được chia sẻ với tất cả thành viên được mời vào nhóm. Việc này giúp loại bỏ sự không cần thiết khi phải lập các nhóm trò chuyện mới với những thành viên liên quan và phải liên tục nhắn tin để cập nhật thông tin như trong các công cụ cộng tác thông thường.
Một tính năng tuyệt vời nữa của Rocket Work đó là chỉ với một hành động kéo thả đơn giản, người dùng có thể chia sẻ bảng công việc hoặc các thẻ công việc cụ thể cho người cần. Người dùng có thể chia sẻ thông tin với các thành viên bên ngoài nhóm và có thể cùng thiết kế lại bảng công việc đó một cách hiệu quả hơn. Thêm vào đó, người dùng chính dễ dàng giới hạn quyền xem thẻ công việc khác của các thành viên.
Hệ thống bảng và thẻ công việc trực quan này sẽ giúp việc cộng tác trở nên vô cùng đơn giản và giảm đáng kể việc trao đổi tin nhắn không cần thiết để đạt năng suất làm việc tốt hơn.
Rocket Work ra mắt thị trường Việt Nam
“Việt Nam là một thị trường tiềm năng mà Mycroft nhắm đến đầu tiên từ khi bắt đầu phát triển Rocket Work. Lí do là bởi tại đây có rất nhiều hoạt động kinh doanh năng động, sáng tạo phù hợp với các dịch vụ mà công ty cung cấp, doanh nhân Việt Nam có nhu cầu cao trong việc đổi mới hệ thống kinh doanh.
Trong bối cảnh Chính phủ Việt Nam đẩy mạnh hoạt động chuyển đổi số, Mycroft cảm thấy rất vui khi được gia nhập thị trường và hi vọng trong tương lai, phần mềm Rocket Work có thể góp phần làm bước đệm cho doanh nghiệp Việt Nam gia tăng năng lực cạnh tranh kinh doanh để hòa mình vào sự phát triển chung của thế giới”.
“Nhằm tối đa hóa cơ hội trải nghiệm cho nhiều khách hàng cá nhân tại Việt Nam, chúng tôi có kế hoạch cung cấp miễn phí các dịch vụ cơ bản của phần mềm Rocket Work. Sau khi ra mắt tại thị trường Việt Nam, Mycroft sẽ không ngừng phát triển và cung cấp các công nghệ mới theo từng quý. Các gói dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc thiết kế riêng theo yêu cầu được đảm bảo đưa ra với mức giá rất cạnh tranh”.
Về Mycroft
Mycroft là một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực Công nghệ thông tin được thành lập vào năm 2019. Tiền thân là một công ty IT có năng lực của Hàn Quốc - đã thực hiện thành công hoạt động kinh doanh phát triển phần mềm cho các doanh nghiệp lớn tại Hàn Quốc như Hyundai Motor, Lotte và LG trong 13 năm trước khi chính thức thành lập dưới tên Mycroft vào năm 2019. Mycroft có trụ sở chính tại Seoul và điều hành một viện nghiên cứu ở Incheon. Công ty đang có kế hoạch tiến vào thị trường Mỹ và Châu Âu tuần tự sau khi ra mắt tại thị trường Việt Nam.
Mycroft tin rằng Rocket Work hoàn toàn có khả năng chinh phục thành công cả thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Mặc dù bước chân vào ngành công nghệ sau, nhưng những nỗ lực bắt kịp với xu hướng phát triển của ngành công cụ cộng tác toàn cầu sẽ giúp Rocket Work sớm trở thành một phần mềm quản lý công việc hiệu quả mang tính đổi mới. “Tôi có tầm nhìn đến năm 2030 Rocket Work sẽ phát triển đạt top 5 phần mềm quản lý và cộng tác” – ông Choi Hyuk-soo nói.
