Mong muốn tạo điều kiện cho người dân nhanh chóng nắm bắt thông tin về thủ tục hành chính (TTHC) và các tiện ích, nâng cao hiệu quả tiếp cận dịch vụ, UBND phường Phố Huế (quận Hai Bà Trưng) đã nghiên cứu và đưa vào thực hiện mô hình “Ứng dụng mã QR trong việc kê khai các TTHC phục vụ công dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (bộ phận Một cửa-BPMC)”. Mới qua thời gian ngắn chính thức triển khai nhưng mô hình đã thể hiện mang lại nhiều cái lợi cho cả người dân và cán bộ, công chức (CBCC) cơ sở.
Kê khai hồ sơ: Từ 12 chỉ còn 5 bước
Chiều cuối tuần qua, có mặt tại BPMC thuộc UBND phường Phố Huế, phóng viên được biết, trên cơ sở ứng dụng QR code một cách linh hoạt, sáng tạo và phù hợp tại phường, công chức chuyên môn phường đã tạo ra mã QR ứng với các TTHC để hỗ trợ công dân kê khai hồ sơ trực tuyến các TTHC trên Cổng dịch vụ công (DVC). Cụ thể, các mã QR có thể liên kết đến Cổng DVC Quốc gia, Cổng DVC TP Hà Nội, Trang TTĐT phường Phố Huế, mã QR dành cho công dân giải quyết 5 TTHC (cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cấp bản sao trích lục hộ tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử) và 2 mã QR hỗ trợ công dân kê khai 2 TTHC liên thông qua Cổng DVC Quốc gia (khai sinh-nhập HKTT-cấp thẻ BHYT, khai tử-xóa tên trong HKTT-mai táng phí).
Công chức Tư pháp-Hộ tịch phường Phố Huế Nguyễn Thu Hương cho hay, trước đây, từ lúc bắt đầu tới khi nộp được hồ sơ, công dân phải qua tới 12 bước kê khai, nhưng khi sử dụng mã QR thì chỉ phải qua 5 bước. Người dân không còn phải vào trang web nào để tìm địa chỉ, từng mục, tên TTHC... mà ở bất kỳ đâu, chỉ cần có chiếc smartphone, đưa camera chụp ảnh lên là đọc được mã QR, rồi thấy ngay đường link để vào trực tiếp kê khai hồ sơ mình cần làm. Việc tìm link, nhất là link của Cổng DVC TP đơn giản hơn nhiều trước kia, vì chỉ cần quét mã là có thể vào luôn thông tin để kê khai. UBND phường cũng đã phân công một số công chức hỗ trợ người dân kê khai theo hình thức này (nhất là về đăng ký hồ sơ liên thông), đặc biệt với người cao tuổi không thạo CNTT, công chức sẽ hỗ trợ bằng chính điện thoại của mình hoặc máy tính ở BPMC.
Trước khi chính thức triển khai mô hình (tháng 10/2022) đến nay, UBND phường đã tuyên truyền hướng dẫn cho công dân sử dụng mã QR để kê khai TTHC bằng hình thức phong phú: Niêm yết ở BPMC, đăng trên Trang TTĐT phường; gửi thông tin đến các chi bộ, ban CTMT, tổ dân phố (TDP) để lồng ghép trong các cuộc họp; gửi đến nhóm zalo của từng TDP; tuyên truyền trên facebook của các tổ chức CT-XH phường... Người dân nhận thấy nhiều tiện ích nên rất hào hứng, ngày càng nhiều người tiếp cận gần hơn với thông tin TTHC thông qua ứng dụng CNTT, không mất nhiều thời gian tìm kiếm.
"Nhờ "Ứng dụng mã QR trong kê khai các TTHC phục vụ công dân tại BPMC” ở phường Phố Huế, công dân có thể dễ dàng tự làm một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, chính xác gửi đến BPMC, giúp tiết kiệm thời gian hướng dẫn của CBCC và thời gian thực hiện của người dân. Mô hình đã góp phần đẩy mạnh hiệu quả cải cách hành chính; môi trường và phương thức làm việc trong giải quyết TTHC trở nên hiện đại, linh hoạt, khoa học; tăng số lượng, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến (DVC mức độ 3) và hồ sơ sử dụng dịch vụ bưu chính công ích (DVC mức độ 4). Áp dụng mô hình cũng góp phần thúc đẩy đổi mới quá trình CBCC thực thi công vụ và tạo điều kiện cho người dân tiếp cận DVC theo hướng hiện đại”.
(Phó Chủ tịch UBND quận Hai Bà Trưng Phan Văn Phúc)
Với cách tuyên truyền linh hoạt và khuyến khích công dân, việc thực hiện ứng dụng mã QR trong kê khai TTHC đã đạt những kết quả khả quan bước đầu. "Từ khi triển khai mới hơn 5 tháng, chúng tôi đã hướng dẫn và thực hiện được 310 hồ sơ hộ tịch. Hiện gần 100% người dân làm TTHC tại UBND phường đã sử dụng mã QR, hầu hết tự thao tác được", chị Nguyễn Thu Hương thông tin.
Nỗ lực tăng sự hài lòng
Chủ tịch UBND phường Phố Huế Phan Bá Tường chia sẻ, nhận thấy người dân đi giải quyết nhiều TTHC thông qua website để thực hiện một số DVCTT hay nhầm lẫn, phải làm lại nhiều lần, có khi nản chí không muốn thực hiện nữa, lại qua thực tế thời kỳ chống dịch Covid-19 thể hiện mã QR mang lại nhiều tiện ích, lãnh đạo UBND phường đã chỉ đạo trong đơn vị nghiên cứu và tạo ra QR code này để kê khai TTHC. Người dân khi đã vào ứng dụng này thì có thể sử dụng chung vào nhiều cổng DVC khác nhau.
"Vượt nhiều khó khăn ban đầu, đáng mừng là ngày càng nhiều người đến với phường Phố Huế để làm TTHC, không chỉ là công dân phường mà cả từ nơi khác. Thời gian công chức phải hướng dẫn người dân đã giảm đi nhiều, nên có thêm thời gian làm việc khác, vì thực tế phải phụ trách không chỉ tiếp dân giải quyết TTHC. Phía công dân cũng hưởng lợi lớn là thực hiện kê khai TTHC được nhanh chóng, nên hài lòng hơn, giảm tâm lý e ngại đến với cơ quan chính quyền, vì công việc được thông suốt. Chúng tôi sẽ tiếp tục tuyên truyền người dân sử dụng các phần mềm này, trên quan điểm “công chức không làm hộ làm thay", mà "cầm tay chỉ việc" để hướng dẫn công dân biết tự thao tác", ông Phan Bá Tường khẳng định.
Cùng với ứng dụng này, UBND phường đang tích cực phát huy hiệu quả thực hiện “TTHC không chờ”: Ai đến làm TTHC hay công việc thông thường thì CBCC giải quyết ngay; với TTHC quy định hẹn thời gian, như xác nhận tình trạng hôn nhân quy định chờ mấy ngày, thì chỉ trong vòng 1 ngày công chức đã trả được kết quả cho người dân. Đáng kể, từ 1/1/2023 quy định công dân làm TTHC không phải trình hộ khẩu, UBND phường đã nghiên cứu để qua các kênh quản lý thuận lợi cho người dân mà vẫn đúng quy định, thông qua TDP nắm chắc di biến động, thân nhân, lịch sử gia đình công dân. Nếu người dân thường xuyên sống trên địa bàn, cần xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc giấy tờ cần thiết khác, CBCC phường đã nắm được tình hình, nên người dân ra BPMC được giải quyết ngay, không phải chờ thông qua các cơ quan nội bộ phường nữa.
"Chúng tôi mong phần mềm dùng chung được cải tiến thường xuyên giúp kết nối được thông suốt từ T.Ư đến cơ sở; CBCC được trang bị thêm phương tiện làm việc hiện đại. Trong đó, cần trang bị máy đọc càng sớm càng tốt, để khi công dân đưa căn cước công dân ra thì công chức Tư pháp-Hộ tịch sử dụng máy đọc, dữ liệu của công dân sẽ nhanh chóng hiển thị, giúp công chức đỡ vất vả hơn nhiều".
(Chủ tịch UBND phường Phố Huế Phan Bá Tường)
Bên cạnh việc vừa đầu tư hiện đại hóa mở rộng diện tích BPMC lên gấp đôi, đạt trên 40m2 đúng chuẩn BPMC hiện đại, phường Phố Huế đang đẩy mạnh vận động nhiều người dân khi sử dụng DVCTT thì dùng mức độ 4, đỡ đi lại nhiều lần. UBND phường đã làm việc với đơn vị bưu điện, theo đó nhiều TTHC (xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký kết hôn, TTHC liên thông...) nếu sử dụng mức độ 4 thông qua nhân viên bưu điện trả kết quả tận nhà thì công dân chỉ phải trả phí 20.000 đồng. UBND phường cũng xác định sẽ tiếp tục ứng dụng QR code trong niêm yết TTHC thuộc phạm vi giải quyết của phường nhằm tạo thuận lợi, tiết kiệm thời gian nhất cho công dân khi cần nghiên cứu quy trình, thành phần hồ sơ để thực hiện TTHC.
Với nỗ lực nghiên cứu đưa ra những sáng kiến giải quyết TTHC, đầu tư cơ sở vật chất, cải tạo trụ sở... để ngày càng gia tăng sự hài lòng của công dân khi đến cơ quan chính quyền, UBND phường Phố Huế đã vươn lên vị trí “quán quân” trong bảng xếp hạng Chỉ số cải cách hành chính khối phường tại quận Hai Bà Trưng.
