Trước đó, UBND TP Hồ Chí Minh ban hành công văn số 3635/UBND-HCTC ngày 28/6 với yêu cầu lãnh đạo các sở, ban, ngành TP; Chủ tịch UBND quận, huyện và TP Thủ Đức kể từ ngày 1/8 phải gửi văn bản điện tử đúng thành phần hồ sơ, và UBND TP chỉ tiếp nhận 4 loại văn bản giấy của các đơn vị theo quy định.
Sau 1 tuần thực hiện chỉ thị của UBND TP (từ ngày 1/8 - 8/8), Văn phòng UBND TP thống kê đã nhận được 2321 văn bản; trong đó, có 1.787 văn bản điện tử (chiếm 77%), và 534 văn bản giấy bắt buộc trong 4 loại phải xử lý (chiếm 23%).
UBND TP Hồ Chí Minh khẳng định việc nhận, gửi văn bản điện tử giúp tiết kiệm được ngân sách trong công tác quản lý hành chính Nhà nước. Bởi trước đó với hồ sơ giấy việc gửi đường bưu điện hệ cơ quan Nhà nước chi phí rất cao, tránh trường hợp gửi bị thất lạc văn bản, điều quan trong hơn là truyền tải được các chủ trương chính sách, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đến nơi cần tiếp nhận xử lý thông tin nhanh và chính xác các đơn vị tiếp nhận và không bị thất lạc.
Đồng thời, tránh việc sử dụng văn bản giả lưu hành bởi vì qua xác thực và văn bản điện tử được gửi qua đường truyền liên thông chung của TP văn bản sẽ đến đúng cơ quan cần tiếp nhận, tính pháp lý của văn bản vẫn được đảm bảo rõ ràng nhờ qua kiểm tra trước từ đơn vị gửi đến trước khi tiếp nhận. Trước đây khi còn xử lý văn bản giấy thì chuyên viên phải vào trụ sở và tương tác trong văn bản giấy mới làm được khiến lượng hồ sơ đôi khi bị tồn.
Thời gian tới, trong khâu tiếp nhận văn bản, hồ sơ điện tử sẽ mở rộng kết nối từ phần mềm một cửa liên thông 136 thủ tục hành chính tích hợp vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại văn phòng.
Đồng thời, sẽ mở rộng việc gửi nhận văn bản điện tử đến các Tổng Công ty và các Công ty trực thuộc UBND TP. Thông qua hệ thống này người dân, các tổ chức cá nhân và doanh nghiệp vào trang web của Văn phòng UBND TP theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ của chính mình khi được gửi đến UBND TP và Văn phòng UBND TP.
UBND TP Hồ Chí Minh cũng lưu ý đối với các văn bản không đủ thành phần hồ sơ, Văn phòng UBND TP sẽ từ chối tiếp nhận, gửi lại các đơn vị phát hành.
Đối với những đơn vị đã được kết nối liên thông đã gửi văn bản điện tử thì không cần phải gửi văn bản giấy. Ngoại trừ các loại văn bản được quy định bắt buộc phải gửi nhận văn bản giấy được quy định tại công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 4/2/2020 của Văn phòng Chính phủ, thì vừa gửi văn bản giấy và văn bản điện tử, trừ các văn bản mật chỉ được gửi văn bản giấy.
