Hồ sơ điện tử: nền móng vận hành xã hội số

Dữ liệu liên thông - vận hành hiệu quả

Hồ sơ điện tử là tập hợp thông tin cá nhân hoặc tổ chức được lưu trữ và truy xuất trên nền tảng số, thay thế cho hồ sơ giấy truyền thống. Đây không còn là khái niệm xa lạ khi ngày càng nhiều người dân đã bắt đầu quen với việc dùng mã QR để khám bệnh, nộp hồ sơ trực tuyến hay khai báo thông tin cá nhân qua ứng dụng di động…

Trong các lĩnh vực như hành chính công, y tế, giáo dục… hồ sơ điện tử đang giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rắc rối cho cả người dân lẫn cơ quan chức năng.

Tại Hà Nội, Trung tâm Phục vụ hành chính công TP đã triển khai 06 đơn vị với 476 điểm đại lý dịch vụ công trực tuyến và hơn 1.000 hồ sơ được hỗ trợ thành công. Ngoài ra, đã có 61 thủ tục hành chính (TTHC) trong lĩnh vực đất đai đã được chuẩn hóa và chuyển đổi sang quy trình điện tử. Cùng với đó, quy trình điện tử thuộc nhiều lĩnh vực TTHC như: xây dựng, y tế, nội vụ, khoa học công nghệ... cũng đã được chuẩn hóa, xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu thực hiện dịch vụ công trực tuyến của người dân và doanh nghiệp.

Theo Sở Y tế Hà Nội, tính đến giữa tháng 4/2025, Hà Nội có 11/42 bệnh viện công lập đã hoàn thành triển khai bệnh án điện tử, đạt 26,2%, gồm: Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Ung Bướu Hà Nội, Bệnh viện Đa khoa Đông Anh, Bệnh viện Nhi Hà Nội…

100% các cơ sở y tế công lập đã triển khai đón tiếp khám chữa bệnh bằng căn cước công dân (CCCD) gắn chíp, VNeID thay thế thẻ bảo hiểm y tế (BHYT). Người bệnh chỉ cần sử dụng mã định danh cá nhân hoặc CCCD gắn chip là bác sĩ có thể truy cập toàn bộ tiền sử khám, chẩn đoán, điều trị - kể cả từ các cơ sở khác.

Ông Nguyễn Kim Sơn (74 tuổi, quận Ba Đình) chia sẻ: "Trước đây mỗi lần đi khám lại là phải mang theo hồ sơ cũ, ảnh chụp kết quả, đơn thuốc. Giờ tôi chỉ cần đưa CCCD, bác sĩ đã có thể xem toàn bộ lịch sử bệnh án của tôi. Nhanh và tiện hơn nhiều, nhất là với người lớn tuổi như tôi".

Lợi ích lớn nhất của hồ sơ điện tử không chỉ nằm ở sự tiện lợi, mà ở khả năng kết nối dữ liệu để phục vụ xã hội thông minh. Khi các hệ thống được liên thông, cơ quan quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác hơn dựa trên dữ liệu thực tế: từ các TTHC; các lĩnh vực y tế, giáo dục cho đến dự báo nhu cầu lao động, an sinh xã hội.

TP Hà Nội thực hiện triệt để chủ trương "chuyển đổi số toàn diện"

Thực hiện triệt để chủ trương "chuyển đổi số toàn diện" trong hoạt động của chính quyền TP, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp, và bảo đảm nguyên tắc: "Không giấy tờ - Không tiếp xúc - Toàn trình - Liền mạch", mới đây, Chủ tịch UBND TP Hà Nội Trần Sỹ Thanh ký ban hành Chỉ thị số 08/CT-UBND về việc sử dụng hồ sơ điện tử trên địa bàn TP Hà Nội.

Theo đó, TP yêu cầu mọi thủ tục, giao dịch giữa cơ quan nhà nước với cá nhân, tổ chức phải được thực hiện trên môi trường số; ưu tiên phương thức trực tuyến toàn trình, giảm tối đa hồ sơ giấy và tiếp xúc trực tiếp.

Tuyệt đối không được yêu cầu nộp lại hồ sơ giấy nếu đã có bản điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật. Thừa nhận giá trị pháp lý và sử dụng hồ sơ điện tử trong toàn bộ quy trình giải quyết TTHC, TTHC nội bộ, các thủ tục và giao dịch khác. Tuyệt đối không để phát sinh đồng thời 2 quy trình xử lý (điện tử và giấy) cho cùng một TTHC hoặc cùng một hồ sơ.

Về tiếp nhận hồ sơ, 100% hồ sơ đầu vào phải được số hóa, ký số theo quy định ngay tại thời điểm tiếp nhận, trừ trường hợp không thể số hóa do đặc thù. Hồ sơ điện tử hợp lệ là hồ sơ đáp ứng một trong các điều kiện: Được số hóa và ký số đúng quy định; là bản sao điện tử từ sổ gốc; được chứng thực điện tử; hoặc các loại giấy tờ do tổ chức/cá nhân tự kê khai; các trường hợp khác (nếu có) theo quy định.

Việc xử lý hồ sơ, hồ sơ điện tử hợp lệ phải được sử dụng ngay để giải quyết công việc, không được trì hoãn chờ bản giấy, thời gian xử lý được tính từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ điện tử.

Ngoài ra, 100% kết quả giải quyết TTHC phải được cấp và trả dưới dạng bản điện tử có ký số hợp lệ theo quy định, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc phải cấp bản giấy. Trong trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc phải cấp bản giấy, bản giấy phải được số hóa, ký số để chuyển sang bản điện tử để lưu trữ và sử dụng theo quy định.

Đáng chú ý, Chủ tịch UBND TP giao Trung tâm Phục vụ hành chính công TP chủ trì nghiên cứu, đề xuất phương án chính thức thừa nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử được ký số bởi cá nhân, tổ chức cung cấp, thúc đẩy hậu kiểm thay cho tiền kiểm, bảo đảm phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.

Hồ sơ điện tử không đơn thuần là bước đi công nghệ - đó là nền móng để xây dựng một xã hội văn minh, nơi dữ liệu được dùng đúng cách để phục vụ con người tốt hơn. Và mỗi người dân cũng cần là chủ thể tích cực trong hành trình số hóa này.