Tham gia Hội nghị có Chủ tịch và thư ký tổ chức CPTA, đoàn đại biểu đại diện cho các thành phố của tổ chức CPTA (Tokyo - Nhật Bản, New Delhi - Ấn Độ, Seoul – Hàn Quốc, Đài Bắc – Đài Loan, Jakarta – Indonesia, Kuala lumper – Malaysia, Băng Cốc – Thái Lan) và mời 02 thành phố quan sát viên là Ulaanbaatar – Mông Cổ và Tomsk – Nga; Lãnh đạo Thành ủy, HĐND, UBND Thành phố, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Tổng cục Du lịch, các sở, ngành liên quan, các cơ quan thông tấn báo chí,…
Xung quanh sự kiện này, UBND TP Hà Nội đã xây dựng kế hoạch tổ chức Hội nghị. Kế hoạch nhằm đánh giá những công việc triển khai, hoạch định và thống nhất kế hoạch thực hiện dự án mới, đề xuất các giải pháp và trách nhiệm của cơ quan quản lý Nhà nước về du lịch, chính quyền các thành phố, các tổ chức, hiệp hội nghề, các doanh nghiệp du lịch và các cơ quan tổ chức liên quan khác… nhằm phát triển du lịch của các thành phố thành viên; Tuyên truyền, quảng bá thu hút khách du lịch đến với châu Á thông qua các dự án, chiến dịch hợp tác xúc tiến chung; Thúc đẩy quan hệ hợp tác giữa các thành phố, giữa các cơ quan quản lý xúc tiến du lịch với các tổ chức, đơn vị kinh doanh của các thành phố thành viên; Giới thiệu tiềm năng du lịch, truyền thống văn hóa lịch sử, các điểm du lịch, các sản phẩm du lịch dịch vụ của Hà Nội và các vùng phụ cận, xây dựng các chương trình du lịch phù hợp với khách quốc tế.
Việc tổ chức thành công Hội nghị thường niên lần thứ XI Hội đồng Xúc tiến Du lịch châu Á năm 2012 sẽ góp phần nâng cao hình ảnh, vai trò của ngành du lịch Hà Nội nói riêng và vị thế của Thành phố Hà Nội nói chung. Thông qua việc tổ chức Hội nghị sẽ giới thiệu với bạn bè quốc tế về một thành phố Hà Nội năng động, thân thiện mến khách và đang phát triển mạnh mẽ về mọi mặt trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế.
