Tại Mỹ, nhờ cơ chế quản lý thống nhất giữa các loại giấy tờ và thông tin cá nhân nên chỉ cần số ID hoặc mã số an sinh là hệ thống sẽ tự động đưa ra các thông tin cá nhân cơ bản của một công dân như tên, tuổi, giới tính, nơi ở, đã từng vi phạm luật nào hay chưa...
Vì vậy, công dân đến các cơ quan chức năng để thực hiện thủ tục hành chính chỉ cần điền vào đơn, mang theo thẻ ID mà không cần mang theo các giấy tờ khác.
Năm 2017, Chính phủ New Zealand đã giới thiệu Smart Start, một dịch vụ kỹ thuật số tích hợp hoạt động của nhiều cơ quan bao gồm Bộ Phát triển Xã hội, Nội vụ, Bộ Y tế, Bộ Kinh doanh nội địa… Sáng kiến này giúp các công dân dễ dàng theo dõi, cập nhật và thay đổi một số thủ tục hành chính như theo dõi chăm sóc sức khỏe, đăng ký khai sinh... Dịch vụ số này tỏ ra rất phổ biến với các công dân New Zealand. Đặc biệt, các dữ liệu được chia sẻ giữa các cơ quan với sự đồng ý của người dân.
Việc tích hợp thông tin cá nhân giữa các cơ quan không chỉ giúp cho việc thực hiện thủ tục hành chính thuận tiện mà còn hữu ích cho việc đảm bảo an ninh. Khi có một yêu cầu, chẳng hạn như một sự cố lớn hoặc một tình huống đe dọa đến tính mạng, các cơ quan sẽ nhanh chóng chia sẻ thông tin - cả chính thức và không chính thức.
Hiện tại, Australia, New Zealand, Philippines và Singapore ủng hộ mạnh mẽ các cơ quan chính phủ chia sẻ thông tin chung về công dân như địa chỉ, ngày sinh và mã số thuế để hợp lý hóa và cải thiện các quy trình và cung cấp dịch vụ công của chính phủ.
Còn tại Anh, theo chuyên gia Steve Thorn, chính quyền Anh đã bắt đầu tận dụng các dữ liệu thông tin để tìm phương thức đảm bảo an ninh cho công dân. Thực tế là trong quá khứ, chính quyền T.Ư và các cơ quan khu vực công thường lưu giữ các cơ sở dữ liệu riêng biệt. Ví dụ cơ quan y tế giữ hồ sơ bệnh án, trong khi cơ quan nội vụ giữ hồ sơ nhập cư. Tuy nhiên, việc này không thể hỗ trợ các cơ quan T.Ư có cái nhìn tổng thể về “bức tranh lớn” về rủi ro mà người dân thực sự đang phải đối diện. Sự phối hợp giữa các cơ quan T.Ư và địa phương là cách thức hiệu quả để vượt qua thử thách này.
Ý tưởng của chương trình là thay vì phải xử lý các vấn đề, chính quyền sẽ tiên liệu các rủi ro mà những thành phần dễ tổn thương trong xã hội như trẻ nhỏ và phụ nữ có thể gặp phải, dựa trên những dữ liệu thông tin.
Tại Australia, ngay cả thẻ sinh viên cũng có thể tích hợp những thông tin này qua mã vạch trên thẻ. Khi cần thực hiện các thr tục hành chính, chỉ cần quét mã thẻ là các thông tin như sinh viên học trường nào, sổ bảo hiểm… sẽ được cung cấp, rất thuận tiện khi sử dụng ở các cơ quan dịch vụ công.
Một số trường hợp, thẻ sinh viên được tích hợp cùng với thẻ ngân hàng mà trường Đại học đó liên kết nên nếu tớ mở tài khoản ở ngân hàng đó thì có thể bớt đi nhiều thủ tục khi mình mở thẻ ở ngân hàng khác.
Vì số ID quan trọng như vậy nên việc sử dụng số ID cũng được quy định rất chặt chẽ. Ví dụ như, ngân hàng có số ID của người dùng nhưng không được phép trích xuất thông tin bởi như vậy là làm rò rỉ thông tin khách hàng và sẽ bị phạt rất nặng.
Tại nhiều nước, việc thông tin nào được phép chia sẻ có quy định rõ trong luật và công dân có quyền đồng ý hoặc không đồng ý cấp thông tin cho tổ chức nào đó.
