Giải quyết nhanh hồ sơ chứng thực

Hằng ngày, lượng người đến các UBND phường để xin chứng thực các loại giấy tờ rất đông, có ngày lên đến hàng trăm người cùng có mặt lúc sáng sớm tại trụ sở UBND phường, gây quá tải cho bộ phận giải quyết chứng thực. Mặt khác, số lượng cán bộ giải quyết thủ tục này cho người dân khá ít, thông thường chỉ có 1-2 người nên gặp khó khăn trong việc bảo đảm được về chất lượng cũng như thời gian giải quyết.

Thủ tục chứng thực khá đơn giản và có thể giải quyết nhanh trong ngày. Cán bộ ở bộ phận chứng thực tiếp nhận hồ sơ, sau đó vào sổ rồi ghi giấy hẹn cho người dân. Sau 1 buổi hoặc 1 ngày, người dân sẽ nhận được bản sao đã chứng thực do chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND phường xác nhận. Trong nhiều trường hợp, cán bộ phường không cần ghi giấy hẹn mà chỉ vào sổ rồi hẹn người dân lấy ngay trong ngày, cùng lắm là đến ngày hôm sau. Việc làm này có mặt lợi là giảm bớt thời gian làm việc của cán bộ phường qua đó giúp cán bộ giải quyết được nhiều hồ sơ hơn nhưng lại có mặt hại là thỉnh thoảng gây nhầm lẫn giấy tờ và cũng làm người dân thắc mắc, nhất là đối với những người dân đòi hỏi phải chặt chẽ.

Một tồn tại khác của việc giải quyết chứng thực do chính người dân gây nên. Tâm lý của bất cứ người dân nào cũng mong muốn việc của mình được giải quyết nhanh, dẫn đến việc gây lộn xộn trong việc ai giải quyết trước, ai giải quyết sau. Với những phường có ít người dân đến chứng thực thì họ có thể nhường nhau, nhưng với các phường có đông dân cư, nhất là nhiều đối tượng người dân là cán bộ, công nhân viên chức và hộ buôn bán kinh doanh thì bộ phận giải quyết hồ sơ chứng thực luôn ở trong tình trạng quá tải. Nhân lực của UBND phường chỉ có hạn nên cùng lắm là huy động được 3-4 người để giải quyết cho người dân chứ không thể nhiều hơn. Những lúc người dân đến UBND phường đông thì bảo vệ và cán bộ thường không thể quản lý, hướng dẫn hết được cho tất cả người dân nên xảy ra tình trạng lộn xộn, gây khó khăn và mất thời gian cho cán bộ UBND phường và công việc chứng thực cũng chậm được giải quyết hơn.

Một tồn tại khác trong giải quyết chứng thực là việc lãnh đạo UBND phường không phải lúc nào cũng có thể ký xác nhận ngay cho bản sao giấy tờ cần chứng thực. Thường thì luôn có một lãnh đạo (phó chủ tịch) trực để ký xác nhận vào một thời gian nhất định trong ngày. Nhưng nếu có những công việc đột xuất thì việc ký xác nhận sẽ chậm lại, khiến người dân sốt ruột và khiến họ có thể nghĩ rằng cán bộ phường không nhiệt tình với công việc.

Để công tác giải quyết hồ sơ chứng thực ở các UBND phường đạt hiệu quả cao, tôi xin đưa ra một số giải pháp sau:

Cần tăng cường hơn nữa việc triển khai đồng bộ việc giải quyết chứng thực theo cơ chế “một cửa” đến từng cán bộ, nhân viên; đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho cán bộ và người dân trong phường thông qua hệ thống truyền thanh phường và các tổ chức chính trị - xã hội như hội phụ nữ, hội cựu chiến binh, đoàn thanh niên…; xây dựng tổ chức bộ máy, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ phường, nâng cao thái độ phục vụ và hiện đại hóa nền hành chính công…

Cụ thể:

UBND phường nên chú ý đến những việc nhỏ nhất để tạo tâm lý thoải mái cho người dân khi đến phường làm chứng thực như: đào tạo cán bộ phường cách giao tiếp cởi mở với người dân theo tinh thần “vì dân phục vụ”, lúc nào cũng niềm nở tươi cười thì người dân dễ thông cảm hơn và qua đó ít gây khó khăn hơn cho cán bộ phường.

Chú ý niêm yết thông tin rõ ràng hơn trên bảng tin đặt ở UBND phường. Nhiều khi giấy tờ hướng dẫn có chữ quá bé khiến nhiều người dân “ngại” đọc thông tin dẫn đến họ không biết gì khi đi làm chứng thực, vì thế khiến cho cán bộ phường “bực bội”.

Nên đào tạo cho bảo vệ UBND phường cách để sắp xếp thứ tự người dân đến giải quyết chứng thực. Nếu quá đông thì đầu tư thiết bị xếp số tự động để giải quyết tình trạng lộn xộn của người dân.

Cần linh hoạt ký xác nhận hồ sơ chứng thực vào những thời điểm khác nhau trong ngày để công việc giải quyết nhanh hơn, vì có những giấy tờ cần gấp không thể để sang ngày hôm sau. Với những người cần hồ sơ gấp trong ngày mà cán bộ lãnh đạo chưa thể ký xác nhận ngay thì nên thực hiện công việc linh hoạt như đưa hồ sơ chuyển ký xác nhận gấp trong ngày và đưa đến nhà dân (có thể có cán bộ phường kiêm nhiệm hoặc văn thư, bảo vệ …), như vậy sẽ tạo được niềm tin với người dân. Đối với người chưa cần gấp thì có thể làm dịch vụ chuyển qua bưu điện, dành thời gian giải quyết những hồ sơ gấp trước.

Cần xây dựng các phần mềm chuyên dụng cho công tác chứng thực để giảm tải cho cán bộ phường.