Tuy nhiên, các công ty cũng cần xem xét đến yếu tố khoảng cách. Với địa điểm mới, nhân viên công ty cũng phải đi làm xa hơn, chịu chi phí di chuyển, chi phí ăn uống cao hơn, thời gian trên đường lâu hơn. Đây là một điểm đáng lưu tâm cho nhiều công ty khi xem xét địa điểm văn phòng. Khủng hoảng kinh tế kéo theo giảm giá bán cũng như giá thuê của các tòa nhà và không gian văn phòng, mang lại nhiều thuận lợi cho các công ty. Đống Đa và Ba Đình là hai quận đông dân nhất trên địa bàn Hà Nội. Giá thuê văn phòng tại khu vực hai quận này thấp hơn khu trung tâm kinh doanh nhưng không chênh lệch lắm nếu so với giá thuê tại khu đô thị mới phía tây thành phố. Tổng diện tích văn phòng cho thuê hạng A & B tại hai quận này khoảng 227.000 mét vuông (trong đó 93.000 mét vuông thuộc quận Ba Đình và 134.000 mét vuông thuộc quận Đống Đa). Giao thông khu vực hai quận này khá thuận tiện, chưa kể, hai quận này đã hình thành từ lâu một môi trường sống và mức sống ổn định. Xét đến thiết kế mặt bằng, một văn phòng cần tối ưu hóa lợi ích cho công ty, tức là tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Thông thường, mặt bằng sẽ được thiết kế để khách thuê có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất. Trong trường hợp chủ nhà phải chia một mặt bằng thành nhiều phần cho nhiều văn phòng sử dụng chung thì thông thường mặt bằng sẽ được chia theo hình chữ nhật để thuận tiện và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, kết cấu sàn ứng lực không cột là loại mặt sàn hiên nay được các nhà thiết kế đánh giá cao nhất. Thiết kế xây dựng hiện đại này mang đến giải pháp không gian thuận tiện, với toàn bộ bề mặt tòa nhà được kính bao phủ.
Ảnh minh họa.
Tình trạng cung nhiều hơn cầu tại thị trường văn phòng Việt Nam đã buộc các nhà đầu tư phải giảm chi phí đầu tư bằng cách cắt giảm công suất điện hoặc chuyển các đầu mục trang thiết bị tối thiểu như hệ thống điện dự phòng/ hệ thống điều hòa dự phòng sang các nhãn hiệu khác chi phí thấp hơn nhưng chất lượng thấp hơn. Hiện tượng này xảy ra ở hầu hết các tòa nhà, kể cả tòa nhà văn phòng hạng A khu trung tâm. Một vấn đề khác mà các khách thuê doanh nghiệp càng ngày càng quan tâm là thủ tục pháp lý đi kèm bởi một số chủ tòa nhà có khó khăn tài chính hoặc nợ xấu cần thanh toán với bên thứ ba. Lựa chọn tòa nhà nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm. Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: Lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê. Các tập đoàn đa quốc gia hoạt động tại Việt Nam thường sử dụng dịch vụ Đại diện khách thuê. Yêu cầu về văn phòng của những công ty này rất tiêu chuẩn bởi họ từng hoạt động tại các thị trường mà cơ sở hạ tầng phát triển cao hơn Việt Nam nhiều lần. Điều này nhiều khi dẫn đến bế tắc trong thỏa thuận bởi những yêu cầu mà khách thuê tập đoàn đa quốc gia đưa ra lại được xem là không thể đáp ứng được đối với chủ nhà. Hầu hết những trường hợp như vậy đều cần có thỏa hiệp giữa các bên, bên thuê cần linh động và thích ứng với thị trường Việt Nam, ngược lại, bên cho thuê cũng cần chấp nhận những “Quy chuẩn Tập đoàn” mà khách thuê đòi hỏi cần được đáp ứng. Điều này dĩ nhiên sẽ gây ra nhiều phiền phức cho cả hai bên, tuy nhiên, sự hỗ trợ của dịch vụ Đại diện khách thuê sẽ giúp khách thuê hạn chế tối đa mọi rủi ro tiềm ẩn.
