Trước đó, Văn phòng Chính phủ đã có văn bản số 8665/VPCP-HC thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ về việc yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương từ ngày 15/12/2011 gửi hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đề nghị giải quyết công việc đều phải đính kèm file điện tử. Tuy nhiên, đến nay việc gửi kèm file điện tử hồ sơ trình giải quyết công việc của một số Bộ, ngành, địa phương chưa thực hiện nghiêm túc. Nhằm đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và các Tổng công ty 91 thực hiện nghiêm ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại văn bản số 8665/VPCP-HC. Trong đó, hồ sơ giấy để trình xử lý, trường hợp đơn giản nhất chỉ bao gồm 1 tài liệu chính (công văn/tờ trình), trường hợp phức tạp hơn thì ngoài tài liệu chính còn có các tài liệu kèm theo để bổ sung và thuyết minh cho nội dung cần trình. Còn hồ sơ điện tử để trình xử lý cũng phải đầy đủ các tài liệu như hồ sơ giấy. Các thông tin nằm trong các tài liệu điện tử, dưới dạng các file. Các file này có thể là bản điện tử trực tiếp được hình thành và xử lý tiếp tục bằng các phần mềm tương ứng, hoặc là bản số hóa của các tài liệu giấy và được khai thác bằng các phần mềm xử lý tài liệu điện tử phổ biến, hoặc bao gồm cả hai loại. Hồ sơ điện tử không đủ thông tin, tài liệu hoặc không tuân thủ theo các quy định sẽ bị trả lại để hoàn thiện và gửi lại.
