Mục tiêu của đề án là giải quyết dứt điểm tài liệu tích đống tại các sở ngành từ năm 2019 trở về trước; tránh việc hư hỏng, mất mát tài liệu khi chưa được chỉnh lý khoa học và thu nộp vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định; đồng thời bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả góp phần phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh trên địa bàn.
Trước đó, thực hiện đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cấp thành phố, giai đoạn 2009-2012”, thành phố đã chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ hình thành từ năm 1976-2008 của các sở ngành. Tuy nhiên, tại thời điểm đó chưa được xác định thời hạn bằng số năm bảo quản cụ thể mà chỉ được định thời hạn là bảo quản lâu dài. Theo thống kê, số này khoảng 5.650 mét tài liệu.
Theo UBND TP Cần Thơ, căn cứ vào quy định hiện hành tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khối tài liệu này cần được chỉnh lý lại để xác định lại thời hạn bảo quản.
Ngoài ra, sau khi đề án được thực hiện, giai đoạn từ 2009-2020 tại các sở, ban ngành và quận, huyện tiếp tục phát sinh lượng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý là 2.444 mét. Như vậy, hiện nay có tổng số 8.094 mét (tài liệu chỉnh lý sơ bộ chiếm 30,2% và tài liệu rời lẻ chiếm 69,8%) tại các sở, ban ngành cần được chỉnh lý để đưa vào lưu trữ phục vụ khai thác.
Khối lượng tài liệu phát sinh là rất lớn. Tài liệu chưa chỉnh lý phần lớn còn trong tình trạng chứa trong cặp ba dây hoặc hộp nhựa và chất trong kho. Một số đơn vị, tài liệu lưu trữ để trong bao và chất đống.
Đa số là tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật, các công trình quan trọng trên địa bàn thành phố Cần Thơ và các loại hình tài liệu khác. Nhiều tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và đang bị hư hỏng, tài liệu lưu trữ được ghi bằng giấy là phương tiện chủ yếu.
Nguyên nhân được cho là đa số các sở ngành xây dựng mới hoặc sửa chữa trụ sở chưa bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ mà chỉ bảo quản ở những kho tạm hoặc phòng làm việc, chật hẹp, ẩm thấp, không có các trang thiết bị bảo quản tốt. Nhận thức về giá trị của tài liệu còn hạn chế nên việc bố trí bảo quản từng lúc từng nơi còn xem nhẹ. Công tác văn thư lưu trữ chưa được xem là nhiệm vụ thường xuyên… trong khi chưa có biện pháp chế tài xử lý vi phạm trong công tác này…
Tổng kinh phí thực hiện đề án giai đoạn 2021-2025 là hơn 42,4 tỷ đồng. Trong đó, năm 2021 thực hiện ở 23 đơn vị, với kinh phí hơn 8,3 tỷ đồng. Năm 2022 là 23 đơn vị, số tiền hơn 8,4 tỷ đồng. Năm 2023 là 26 đơn vị, số tiền hơn 8,7 tỷ đồng. Năm 2024 là 23 đơn vị, với hơn 8,5 tỷ đồng và năm 2025 thực hiện ở 21 đơn vị với số tiền hơn 8,3 tỷ đồng.
Đối với HĐND, UBND thành phố và các sở, ban ngành, kinh phí triển khai thực hiện đề án do ngân sách nhà nước đảm bảo từ nguồn kinh phí chi thường xuyên được bố trí hàng năm. Còn với các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, các cơ quan trung ương đóng tại địa phương và các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp thành phố tự cân đối kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy định.
