Từ những năm 1970, xu hướng xây dựng văn phòng trở thành "thiên đường của carbin" trở nên phổ biến nhằm kích thích khả năng làm việc độc lập của nhân viên.
Giống như nhiều công ty khác, tập đoàn Cisco đã thiết kế không gian văn phòng một cách truyền thống, với quan niệm nhân viên của họ có thể làm việc trong những khoang riêng theo giờ hành chính, và kết quả là phòng họp thường xuyên bị thiếu, trong khi đó, tính trung bình văn phòng và các khoang làm việc bị bỏ trống tới 65% thời gian.
Văn phòng được tối ưu hóa vừa giúp giảm chi phí, vừa kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên.
Cùng với sự phát triển của môi trường di động hóa, ảo hóa... các giao dịch của các khách hàng trên toàn cầu, những dự án được triển khai cách trụ sở chính đến hàng ngàn cây số cũng như múi giờ thương thảo, ký kết hợp đồng trở nên không đồng nhất đã đặt ra yêu cầu phải tối ưu hóa các văn phòng làm việc nhằm tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí.
Theo ông Thierry Juteau, thuộc tập đoàn Cushman & Wakefield, các văn phòng hiện nay mới chỉ sử dụng 70% diện tích, nên còn có thể tối ưu hóa không gian hơn nữa.
Trên thực tế, nhiều công ty tại Paris, Pháp đã tiết kiệm chi phí về văn phòng cho mỗi nhân viên đến hơn 19.000 Euro/năm nhờ thực hiện “tối ưu hóa không gian”.
Bản thân ông James Chambers, Giám đốc điều hành của Cisco cũng nhận định, tập đoàn này, lãng phí tài nguyên nhân lực do đang bắt những nhân viên của thế kỷ XXI làm việc trong những văn phòng của thế kỷ XX. Trước những yêu cầu phải xây dựng một mô hình văn phòng hoàn toàn mới Bộ phận Tài nguyên Văn phòng Cisco đã thực hiện một dự án để đáp ứng nhu cầu khác nhau của bốn bộ phận nhân viên là kỹ thuật, bán hàng, trung tâm chăm sóc khách hàng và bộ phận hành chính.
Sau khi thực hiện, các văn phòng làm việc kết nối của Cisco đã giúp công ty này tiết kiệm được một lượng chi phí đáng kể: chi phí cho kỹ thuật giảm tới 40%, chi phí xây dựng giảm tới 42%, chi phí lắp đặt cáp giảm 60%, chi phí nội thất văn phòng giảm 50%, chi phí bất động sản giảm 37% và chi phí cho các dịch vụ văn phòng giảm 37%.
Ngoài những lợi ích lớn nhất gồm các khoản tiết kiệm chi phí bất động sản, thì việc gia tăng khả năng cộng tác cũng như mức độ hài lòng của nhân viên là thành công lớn nhất của xu hướng tối ưu hóa văn phòng.
