Đoàn đã tiến hành kiểm tra tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Một cửa), bộ phận Tiếp công dân của xã. Tại thời điểm kiểm tra, bộ phận Một cửa vắng mặt cán bộ tư pháp-hộ tịch và được giải thích là đang đi học; cán bộ tiếp nhận hồ sơ có mặt nhưng không mặc đồng phục, đồng thời không sử dụng được phần mềm tư pháp - điều này khiến người dân đến làm thủ tục khai sinh nhưng không được, lại phải ra về.
 Kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính tại bộ phận Một cửa xã Cổ Bi |
Đáng chú ý, tại bộ phận Một cửa có niêm yết công khai thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính, cụ thể sáng từ 8h30 - 11h và chiều từ 13h30 - 16h, tuy nhiên theo đại diện đoàn kiểm tra, như vậy không đúng với quy định của UBND TP (8h - 11h và 13h30 - 16h30). Đồng thời, hòm thư góp ý để bụi bẩn, không có khóa cẩn thận. Nội quy tiếp công dân và số điện thoại đường dây nóng có được niêm yết nhưng ở vị trí khó nhìn, dán ở trong phòng Một cửa, không dán ở ngoài theo quy định. Cũng qua kiểm tra, UBND xã đã kiện toàn lại các chức danh chuyên môn của bộ phận Một cửa nhưng chưa ban hành quyết định kiện toàn lại, trong đó 1 cán bộ văn phòng - thống kê đã được điều chuyển sang đảm nhiệm công tác tư pháp - hộ tịch nhưng đến nay chưa có quyết định phận công. Bên cạnh bộ phận Một cửa, đoàn đã tập trung khảo sát việc tiếp công dân, quy trình xử lý thủ tục tư pháp, lao động thương binh xã hội... Theo thực tế kiểm tra, phòng tiếp công dân trống không, bàn ghế bám bụi bẩn, không có cán bộ trực; bảng thông báo lịch trực không ghi tên cán bộ cụ thể thực hiện việc tiếp dân, không ghi lịch tiếp công dân của Chủ tịch UBND xã - điều này trái với quy định của Luật Tiếp công dân. Về việc giải quyết TTHC, Phó Chủ tịch UBND xã Cổ Bi Nguyễn Thị Chung Thủy khẳng định, cán bộ thực hiện theo hướng nhanh gọn, 100% hồ sơ được giải quyết đúng hẹn. Tuy nhiên, qua thực tế kiểm tra, các hồ sơ thuộc lĩnh vực lao động thương binh xã hội chưa được tiếp nhận, giải quyết tại Một cửa. Nhiều hồ sơ hỗ trợ mai táng, cấp đổi thẻ xe buýt miễn phí cho người có công từ đầu năm 2016 đến nay bị giải quyết chậm so với quy định; cán bộ xử lý không đưa phiếu tiếp nhận hồ sơ cho công dân, không nắm được quy trình giải quyết. Trong lĩnh vực địa chính xây dựng, hồ sơ được công dân nộp từ ngày 1/7/2016 nhưng chưa đầy đủ vì cần bổ sung bản vẽ thiết kế mới, nên chưa được duyệt, tuy nhiên đến nay cán bộ địa chính vẫn chưa có phiếu hướng dẫn bổ sung. Đại diện đoàn kiểm tra đã yêu cầu UBND xã Cổ Bi chấn chỉnh ngay những tồn tại trong thực thi công vụ, nhất là việc tiếp công dân, giải quyết hồ sơ hành chính và báo cáo đoàn ngay trong tuần tới. Đồng thời, trong thời gian sớm nhất, đoàn sẽ tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp được tiếp nhận giải quyết tại đây.
